Wynajem biura
– najczęściej zadawane pytania
Przy wynajmie biura przede wszystkim należy określić, jaki metraż będzie adekwatny do aktualnych i przyszłych potrzeb firmy, sprecyzować budżet na wynajem, lokalizację, standard lokalu czy długość umowy. Bardzo ważnym aspektem jest wyliczenie finalnego kosztu najmu (czynsz efektywny, koszty eksploatacji, opłaty za media, opłata za miejsca parkingowe, kaucja), remontu i wyposażenia oraz szczegółowa analiza zapisów umowy (np. okresy zwolnień z czynszu czy warunki wypowiedzenia umowy). Wynajem biura to złożony, wymagający proces i najczęściej zobowiązanie długoterminowe, warto więc dobrze się do niego przygotować.
Do przygotowania listy propozycji biur do wynajęcia potrzebujemy takich informacji, jak wielkość lokalu lub liczba pracowników, preferowana lokalizacja oraz standard budynku, budżet, preferowana długość umowy najmu, data przeprowadzki, charakter pracy firmy, a także czy biuro powinno być wykończone i umeblowane, czy będzie dostosowywane indywidualnie do Państwa potrzeb.
Różnica jest przede wszystkim w sposobie rozliczania – w biurach tradycyjnych płacimy za metry kwadratowe zajmowanej powierzchni, a w biurach serwisowanych (inaczej flex, biura elastyczne, coworkingowe) za stanowiska pracy. Biura serwisowane to dobre rozwiązanie dla firm, którym zależy na elastycznych warunkach i szybkiej przeprowadzce, bez czasu poświęconego na remonty i przygotowanie oraz zarządzanie powierzchnią. Są to biura często dostępne “od ręki”; umeblowane i zamykane gabinety biurowe z dostępem do stref współdzielonych z innymi firmami (recepcja, wyposażona kuchnia, jadalnia, strefy relaksu, sale konferencyjne). Biura tradycyjne zapewniają z kolei większą indywidualność, na której zależy wielu firmom. Są wykańczane zgodnie z preferencjami nowego najemcy (choć zdarzają się opcje już wykończone i gotowe do wejścia np. podnajmy), ale wiążą się również z dłuższymi umowami.
Na rynku znajdziemy wiele wykończonych, a nawet wyposażonych biur do wynajęcia, jak i lokali w stanie deweloperskim lub do remontu. Jeśli istniejący układ powierzchni odpowiada danej firmie, zwykle wystarczy odświeżenie (malowanie, sprzątanie, umeblowanie) i można się wprowadzać. Duża część ofert to biura do aranżacji – wymagają one najpierw przebudowy i dostosowania do potrzeb nowego najemcy, a następnie wyposażenia w meble. Zazwyczaj właściciel budynku oferuje budżet na wykończenie (fit-out contribution, budżet aranżacyjny), ale jego wysokość pozwala na wykończenie biura raczej w standardzie budynkowym i to przy min. 5-letniej umowie. Wyższy standard wykończenia i wyposażenia biura wymaga partycypacji w kosztach budowy ze strony Najemcy.
Obok biur tradycyjnych, istnieją również biura serwisowane; gotowe do wejścia od zaraz i na elastycznych warunkach (z krótką umową najmu).
Cena najmu biura składa się z kilku elementów, z których podstawowym jest czynsz za wynajmowaną powierzchnię. Dodatkowo najemca ponosi opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem części wspólnych budynku. Często doliczane są także koszty mediów oraz ewentualne opłaty za miejsca parkingowe. W niektórych przypadkach w cenie uwzględniane są zachęty finansowe lub pakiety fit-out.
Aby dobrze porównać oferty należy obliczyć całkowity koszt najmu biura (na który składa się czynsz, opłaty eksploatacyjne, opłata za miejsca parkingowe), a następnie obliczyć średnie zobowiązanie miesięczne. Należy podkreślić, że czynsz średni (efektywny) nie jest tym samym, co czynsz bazowy (ofertowy). Czynsz efektywny uwzględnia wszystkie zachęty, takie jak wakacje czynszowe (rent-free), budżet na wykończenie czy inne bonusy, jakie otrzymuje najemca i które są rozłożone na cały okres najmu. Czynsz efektywny jest więc niższy od czynszu bazowego i daje realny obraz kosztów dla najemcy. Nieprzewidywalne jest natomiast wahanie kursu waluty oraz inflacja, które wpływają na wysokość rat.
Analiza Stay vs. Go, czyli porównanie kosztów pozostania w obecnej lokalizacji z kosztami relokacji biura, jest jednym z najważniejszych narzędzi decyzyjnych dla firm. Pozwala ona ocenić całkowite koszty najmu, nakłady inwestycyjne, potencjalne oszczędności oraz wpływ zmiany biura na rozwój organizacji. Profesjonalna analiza finansowa pomaga zarządowi podjąć świadomą decyzję opartą na danych, a nie przypuszczeniach. Doradcy z BNM – Real Estate Advisory dysponują nowoczesnymi narzędziami, które pozwalają przygotować szczegółowy model kosztowy uwzględniający wszystkie scenariusze.
Wynajem lokalu (w tym biura) na działalność gospodarczą jest w Polsce opodatkowany VAT 23%. Wynajmujący wystawia fakturę z 23% VAT, a najemca (firma) może odliczyć VAT, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT i biuro służy działalności opodatkowanej VAT.
Czynsze za najem biura w Polsce są indeksowane w EUR lub PLN i zależy to od budynku biurowego, a dokładniej w czyim on jest posiadaniu. W większości budynków biurowych (a szczególnie topowych biurowców klasy A) czynsze podane są w EUR, gdyż są one własnością zagranicznych inwestorów. W przypadku takiego biurowca umowa najmu zawiera czynsz określony w euro. Najemca natomiast może dokonywać płatności bezpośrednio w EUR albo w PLN po przeliczeniu według kursu EUR/PLN z dnia wskazanego w umowie. Czynsze w PLN znajdziemy głównie w budynkach należących do polskich podmiotów i właścicieli.
Umowa najmu powinna być dokładnie przeanalizowana pod kątem zawartych w niej zapisów, a zwłaszcza klauzul dotyczących zabezpieczeń należytej jej realizacji przez najemcę takich jak kaucja lub gwarancja bankowa – oraz dobrowolne oświadczenie o poddaniu się egzekucji składane w formie aktu notarialnego. Istotne są też kwestie dotyczące obowiązków Stron i kar umownych. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na indeksację czynszu, która wpływa na jego wzrost w kolejnych latach. Ważne są także postanowienia odnoszące się do okresu najmu oraz warunków jego ewentualnego skrócenia. Klauzula “break option” daje najemcy pewną elastyczność, ale powinna być jasno opisana i dobrze zrozumiana.
Umowę najmu biura można rozwiązać przed czasem w wyjątkowych przypadkach. Wszystko zależy od rodzaju umowy i zapisów w niej zawartych. W przypadku umów na czas nieokreślony, każda ze stron może rozwiązać umowę w dowolnym momencie, ale z zachowaniem okresu wypowiedzenia (który został określony w tej umowie lub wynika z przepisów kodeksu cywilnego). W praktyce jednak na rynku biurowym przeważają umowy na czas określony, często na okres 3, 5, 7, a nawet 10 lat (rzadziej spotyka się umowy roczne i 2-letnie). Taką umowę można rozwiązać tylko w wyjątkowych przypadkach określonych w zapisach tej umowy, np. „break option” (prawo do rezygnacji z biura przed końcem kontraktu) czy „contraction option” (prawo do zmniejszenia biura przed upływem okresu najmu). Umowa może zostać rozwiązana również za porozumieniem obu stron. Innym możliwym rozwiązaniem jest podnajem biura lub cesja umowy najmu na nowy podmiot, który przejmuje prawa i obowiązki dotychczasowego najemcy.
Tak, w procesie najmu i aranżacji biura możliwa jest współpraca z doświadczonym architektem. Wsparcie obejmuje zarówno koncepcję funkcjonalną, jak i projekt dopasowany do potrzeb zespołu oraz budżetu. Architekt pomaga optymalnie wykorzystać przestrzeń i dostosować ją do standardów technicznych budynku. Dzięki temu biuro jest przemyślane, ergonomiczne, spójne wizerunkowo i gotowe do pracy od pierwszego dnia.
Wykończenie nowej powierzchni biurowej to złożony proces wymagający doświadczenia, koordynacji i kontroli jakości. Największe ryzyka przy realizacji fit-outu biura to przekroczenie budżetu, opóźnienia harmonogramu, błędy wykonawcze oraz niezgodność prac z projektem technicznym. Firmy, które decydują się samodzielnie prowadzić wykończenie biura, muszą zadbać o wybór sprawdzonych wykonawców, nadzór inwestorski oraz kontrolę kosztów. W praktyce samodzielny fit-out realizują głównie duże organizacje posiadające własne działy techniczne. W pozostałych przypadkach rekomendowane jest skorzystanie z usługi fit-out managementu, która zapewnia bezpieczeństwo inwestycji, optymalizację kosztów i zgodność realizacji z projektem.
Fit-out Management to kompleksowe zarządzanie procesem aranżacji i wykończenia powierzchni biurowej. Powszechnie usługa ta znana jest również pod nazwą Project Management. Usługa obejmuje planowanie budżetu, harmonogramowanie prac, koordynację wykonawców, kontrolę jakości oraz nadzór formalny. Fit-out Manager odpowiada za realizację inwestycji od etapu projektu aż po odbiór gotowego biura. Ze względu na wielobranżowy charakter projektów biurowych rola ta jest kluczowa dla terminowej i bezproblemowej realizacji. W BNM za Fit-out Management odpowiada kilkuosobowy interdyscyplinarny zespół doświadczonych specjalistów.
BNM specjalizuje się w kompleksowym doradztwie na rynku nieruchomości komercyjnych, szczególnie w zakresie najmu powierzchni biurowych. Firma wspiera zarówno najemców (usługa Reprezentacji Najemcy), jak i właścicieli budynków (usługa Reprezentacji Wynajmującego) na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowych – od analizy potrzeb, przez negocjacje, po finalizację umowy. Usługi wspierające procesy komercyjne to Wsparcie architektoniczne, Fit-out Management, Doradztwo Prawne, Capital Markets.
Usługa Landlord Representation polega na kompleksowym wsparciu właściciela obiektu w procesie komercjalizacji nieruchomości co prowadzi do szybkiego wynajmu wolnych powierzchni i zmniejszenia poziomu pustostanów. Usługa obejmuje m.in. analizę rynku, opracowanie strategii komercjalizacji, pozycjonowanie budynku, przygotowanie oferty najmu, szereg działań marketingowych oraz aktywne pozyskiwanie najemców. Elastyczne podejście pozwala dostosować strategię do aktualnych warunków rynkowych i profilu potencjalnych klientów. W efekcie skraca się czas komercjalizacji i zwiększa efektywność wynajmu powierzchni. W ramach współpracy w właścicielem świadczymy również usługę Landlord Representation – Flex, która polega na wprowadzeniu do oferty budynku elastyczne powierzchnie biurowe.
Tak, jako agencja doradcza specjalizujemy się w kompleksowym prowadzeniu procesów relokacji, jak i renegocjacji umowy najmu. Warto skorzystać z naszego wsparcia w obu przypadkach, ponieważ wieloletnie doświadczenie i świetna znajomość rynku biurowego pozwala nam przygotować propozycje skrojone na miarę, alternatywy rozwiązań oraz negocjować najlepsze warunki dla naszych klientów. Nie bez znaczenia jest tu również czas – im wcześniej podejmiemy współpracę, tym więcej czasu mamy na opracowanie planu działania, dokładne przyjrzenie się potrzebom firmy, analizę opcji dostępnych na rynku, negocjacje warunków i wybór ze spokojem tej najlepszej oferty.
Warto skorzystać ze współpracy z naszą agencją nieruchomości komercyjnych ponieważ zapewniamy kompletny przegląd rynku pod względem dostępnych ofert, gwarancję bezpieczeństwa (ubezpieczenie), a Ty oszczędzasz czas na szukaniu ofert w internecie. Świetna znajomość rynku biurowego, w tym konkretnych budynków biurowych, pozwala nam przygotować propozycje idealnie dopasowane do potrzeb firmy, doradzić najlepsze rozwiązanie, wynegocjować najkorzystniejsze warunki dla klienta i efektywnie przeprowadzić cały proces zmiany lokalizacji lub renegocjacji umowy najmu. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i setkom obsłużonych firm, wiemy na co zwrócić uwagę w przypadku samego lokalu oraz zapisów umowy najmu.
Tak. Na podstawie analizy potrzeb, wywiadu z klientem oraz wizji lokalnej przygotowujemy indywidualną ofertę współpracy — obejmującą doradztwo najmu biura, projekt architektoniczny lub zarządzanie realizacją fit-outu. Każda propozycja cenowa jest dopasowana do specyfiki projektu, skali powierzchni oraz oczekiwań firmy.
Relokacja biura to wymagający proces logistyczny i organizacyjny, który może wpływać na ciągłość działania firmy. Dzięki doświadczeniu w realizacji setek projektów przenosin siedzib przedsiębiorstw minimalizujemy ryzyka operacyjne i czas przestoju. Obsługujemy relokacje do biurowców różnych klas oraz lokali usługowych w największych miastach Polski, zapewniając kompleksowe wsparcie — od wyboru powierzchni po uruchomienie nowej siedziby.
Zespół BNM działa w głównych rynkach biurowych w Polsce, takich jak Warszawa, Kraków, Wrocław, Katowice, Poznań i Trójmiasto, gdzie posiada oddziały i doradców dostępnych na miejscu. Realizujemy również projekty najmu powierzchni biurowych w innych lokalizacjach, szczególnie dla firm sieciowych rozwijających wiele oddziałów jednocześnie. Projekty prowadzimy lokalnie lub hybrydowo — zawsze z zapewnieniem dedykowanych doradców odpowiedzialnych za obsługę danego procesu. Do bardziej złożonych i wymagających procesów przydzielany jest kilkuosobowy zespół specjalistów.
Firmy poszukujące biura otrzymują od nas w krótkim czasie pełen przegląd ofert powierzchni dostępnych do wynajęcia spośród całego rynku, co pozwala wybrać optymalne rozwiązanie pod względem kosztów, lokalizacji i standardu. BNM dysponuje szeroko rozbudowaną bazą ofert, dzięki czemu może zaoferować lokale w biurowcach klasy A i B, w typowych budynkach biurowych, oraz mniej oczywistych obiektach. Dodatkowo zapewniamy na czas trwania całego procesu opiekę doświadczonego doradcy, a przy bardziej zaawansowanych procesach – kilkuosobowy zespół. Ponadto nasi klienci mogą liczyć nie tylko na pomoc w znalezieniu powierzchni, ale również na usługi komplementarne, takie jak wsparcie prawne przy umowach, projektowanie biura oraz nadzór nad realizacją budowy czy remontu. Zdobyte przez lata doświadczenie, wypracowane procedury i nowoczesne narzędzia pozwalają nam prowadzić procesy szybko, płynnie i bezpiecznie. Naszą największą wartością są przejrzyste zasady współpracy i zespół doświadczonych ekspertów.