Poniższy artykuł jest kontynuacją tekstu Project management na budowie – Dokumentacja projektowa, cz. I

Projekt Wykonawczy – szczegółowy plan działania

Przygotowanie szczegółowego projektu wykonawczego następuje po zaakceptowaniu koncepcji. Ten etap polega na dokładnym opracowaniu każdego elementu projektowanej przestrzeni, aby umożliwić sprawne i precyzyjne przeprowadzenie prac remontowych lub wykończeniowych. Z mojego doświadczenia wynika, że im dokładniej opracowana jest koncepcja tym sprawniej przebiega rozrysowanie dokumentacji wykonawczej, a co więcej – wtedy jest bardzo mało pytań do klienta i innych znaków zapytania. Gdy każda godzina naszego czasu jest w dzisiejszym świecie na wagę złota, dbam o to, aby intensywna współpraca na etapie koncepcji była efektywna i po jej zakończeniu dalsze działania były już tylko technicznym opracowaniem.

Projekt wykonawczy zawiera dokumentację techniczną, czyli szczegółowe rysunki i opisy dotyczące wszystkich zakresów budowy: rodzaje ścian, posadzek, sufitów, instalacje elektryczne i IT/LAN i audio-wizualne, wodno-kanalizacyjne, wentylacyjne oraz klimatyzacyjne. Projekt określa materiały wykończeniowe, kolory, faktury, a także rozplanowanie stałych zabudów, mebli i wyposażenia.

Na tym etapie powinnyśmy pamiętać o decyzjach dotyczących zrównoważonych materiałów – surowcach o niskim śladzie węglowym, odnawialnych lub pochodzących z recyklingu. Projekt wykonawczy to moment, kiedy konkretne rozwiązania ekologiczne wdrażamy w szczegółach: oświetlenie LED, systemy oszczędzania wody, mechanizmy pozwalające na lepszą izolację termiczną, a także technologia smart office, która pozwala na inteligentne zarządzanie zużyciem energii.

To właśnie ta dokumentacja umożliwia płynne, zgodne z harmonogramem przeprowadzenie prac, jednocześnie dając wykonawcom precyzyjne wytyczne, jak wycenić cały zakres i osiągnąć zgodność z założeniami projektu koncepcyjnego.

Uzgodnienia z Rzeczoznawcami – zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami

W ramach procesu projektowego konieczne jest uzyskanie stosownych uzgodnień od rzeczoznawców odpowiedzialnych za kwestie bezpieczeństwa. Uzgodnienia są niezbędne dla spełnienia wymogów prawnych i otrzymania pozwoleń na użytkowanie przestrzeni. Warto zaznaczyć, że ubezpieczenie powierzchni komercyjnej jest zależne od jej bezpiecznego wykonania i właśnie tych pieczątek rzeczoznawców. Obowiązkowymi są opinie rzeczoznawcy w zakresie:

• Bezpieczeństwa pożarowego – zgodność instalacji i materiałów wykończeniowych z przepisami przeciwpożarowymi
• Sanitarnym oraz higieny i bezpieczeństwa pracy (BHP) – zapewnienie bezpieczeństwa i komfortu pracy, czyli m.in. odpowiednia wentylacja, oświetlenie, dostosowanie dla OzN.

Skoro już zwróciłam uwagę na ESG, a niebawem dyrektywy unijne będą już prawem w Polsce, może się okazać, że projekty będą musiały być uzgadniane również w tym zakresie. Na dzisiaj eksperci mogą ocenić zgodność zastosowanych rozwiązań z normami ekologicznymi, takich jak minimalizacja śladu węglowego i zużycia zasobów.

Dokumentacja powykonawcza potwierdzeniem jakości wykonania

Po zakończeniu prac nad projektem i wykonaniu wszystkich robót budowlanych sporządza się dokumentację powykonawczą. W większości przypadków to generalny wykonawca lub wykonawcy poszczególnych zakresów są zobowiązani dostarczyć nam ten pakiet dokumentów. Warto sprawdzić czy jest kompletny i zawiera wszystkie potrzebne informacje. Każdy budynek i najemca powierzchni powinien mieć dokumentację powykonawczą w swoim archiwum. Są to:

• Rysunki powykonawcze – uaktualnione plany techniczne odzwierciedlające dokładnie to, co zostało zrealizowane, w tym wszelkie zmiany w stosunku do projektu wykonawczego.
• Dokumenty zastosowanych materiałów – atesty i certyfikaty potwierdzające klasy palności, ścieralności, bezpieczeństwa higienicznego, dopuszczenia do użytkowania zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju normami.
• Instrukcje obsługi – przekazanie klientowi informacji dotyczących obsługi systemów klimatyzacji, wentylacji, oświetlenia, a nawet AGD czy instalacji AV czy zielonej ściany z żywymi roślinami.

Dokumentacja powykonawcza to nie tylko zakończenie formalnego procesu projektowania i realizacji, ale również kluczowy zasób wiedzy o nowej przestrzeni. Jest to również doskonałe źródło informacji gdy chcemy dokonać przebudowy lub zmiany w instalacjach albo pomalować zabrudzoną ścianę tą samą farbą.

ESG w projektowaniu powierzchni biurowej

Projektowanie powierzchni biurowej to proces wymagający staranności i wieloaspektowego podejścia, które łączy funkcjonalność, estetykę oraz zgodność z regulacjami prawnymi i wytycznymi zrównoważonego rozwoju. W dobie rosnącej świadomości ekologicznej i społecznej, coraz większe znaczenie odgrywają zasady ESG (Environmental, Social, Governance), które stanowią ważny aspekt projektów biurowych. Dla mnie osobiście temat jest niebywale istotny i zanim przepisy zmuszą nas do dbania o zrównoważony rozwój, polecam już teraz uwzględniać go w nowych projektach. Uwzględnienie zasad ESG w projektowaniu biura staje się standardem w nowoczesnych inwestycjach. Warto pamiętać o:

• Oszczędności energetycznej – jeśli to od nas zależy, a nie tylko od budynku – zastosowanie energooszczędnego oświetlenia, systemów ogrzewania i klimatyzacji, inteligentnych rozwiązań do zarządzania energią, a także wykorzystywanie naturalnego światła.
• Ekologicznych materiałach – wybór materiałów budowlanych i wykończeniowych o niskim wpływie na środowisko, takich jak drewno certyfikowane, wykładziny i panele akustyczne z recyklingu, farby o niskiej emisji VOC i produkty lokalne.
• Zdrowiu i komforcie pracowników – tworzenie przestrzeni sprzyjającej zdrowiu, poprzez właściwą wentylację i wilgotność powietrza, dostęp do naturalnego światła, uwzględnienie zieleni, takiej jak np. zielone ściany, które poprawiają jakość powietrza i wpływ mają na samopoczucie.

Jeszcze kilka słów o “projektuj i buduj”

Popularnym rozwiązaniem jest system “projektuj i buduj” (design & build) i jest to skuteczne rozwiązanie w sytuacji, gdy bardzo szczegółowo chcemy kontrolować budżet. W tym rozwiązaniu jednak jest haczyk – projektowaniem powinna zajmować się firma, która jest zarazem generalnym wykonawcą, zdecydowanie nie pracownia projektowa. Wykonawca z wieloletnim doświadczeniem ma świadomość dostępności materiałów, ich właściwości i cen. Projekt manager reprezentujący klienta i rzesza ludzi uczestniczących w takim projekcie ściśle ze sobą współpracuje i koordynuje się w zakresie branż oraz – solidnie pilnuje budżetu. Jest to rozwiązanie, które zdejmuje z głowy inwestora kolejny kontrakt, godziny spotkań aby wyjaśniać projekt wykonawcy, przerzuca odpowiedzialność na wykonawcę. W mojej ocenie jest to jednak proces, który powinien dotyczyć tylko dokumentacji wykonawczej, a nie koncepcji.

Projektowanie przestrzeni biurowej to złożony proces, który wymaga ścisłej współpracy między projektantami, klientem, wykonawcami oraz rzeczoznawcami. Warto zadbać o każdy etap aby stworzyć biuro, które nie tylko będzie funkcjonalne, ale również optymalne kosztowo, zrealizowane w założonym budżecie i harmonogramie.

Oszczędzanie czasu na projektowaniu może być tylko pozorną oszczędnością i – tak jak pisałam we wstępie – w rezultacie kosztować dużo więcej nie tylko w czasie, ale przede wszystkim w pieniądzach.

Ten artykuł możesz przesłuchać w formie podcastu na Spotify na naszym kanale BNM – Real Estate Advisory. Nieruchomości komercyjne i biznes
Odcinek: Projektowanie Powierzchni Biurowej: Etapy i ESG