Do umowy najmu biura mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego zawarte w częściach dot. najmu ogólnie oraz najmu lokalu, ale prawo daje szeroką dowolność w kształtowaniu praw i obowiązków stron umowy. Nie oznacza to jednak wolnej amerykanki, bo w kodeksie znajdują się również przepisy bezwzględnie obowiązujące i działające często tylko na korzyść najemcy.

Papier wszystko przyjmie

Warto wspomnieć o podstawach, bo umowę powinno się zawierać w formie pisemnej, a przepisy wymuszają nawet taką formę dla umów dłuższych niż 12 miesięcy. Jeżeli mimo wszystko dokument nie będzie sporządzony na papierze, to umowa będzie traktowana jako zawarta na czas nieoznaczony. Dokument powinien być parafowany na każdej stronie i podpisany przez najemcę oraz wynajmującego. W przypadku umów pomiędzy przedsiębiorcami ustawowo dopuszczalnym maksymalnym terminem jest umowa na 30 lat. W przypadku zawarcie dłuższej, po 30 latach umowa przechodzi na czas nieoznaczony.

Możliwości zakończenia umowy

W zależności od zaistniałej sytuacji, strony będą się odwoływać do zapisów umowy lub kodeksu cywilnego. Aby podpisana umowa przestała obowiązywać musi zajść jedno z poniżej wymienionych zdarzeń.

1. Wygaśnięcie umowy, w przypadku końca terminu na jaki została zwarta.
2. Wypowiedzenie umowy przez jedną ze stron, w odniesieniu do umowy lub kodeksu cywilnego.

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu biura? Umowę na czas nieoznaczony można wypowiedzieć w dowolnym momencie, ale z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Przy płatnościach miesięcznych, zgodnie z art. 688 kodeksu cywilnego, umowa powinna być wypowiedziana z 3-miesięcznym wyprzedzeniem, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Umowa na czas oznaczony może zostać wypowiedziana tylko w przypadkach określonych w przepisach kodeksu cywilnego lub też samej umowie najmu. Najczęstszym przypadkiem jest wypowiedzenie umowy najemcy przez wynajmującego z powodu zaległości w czynszach (zgodnie z art. 687 kodeksu cywilnego, wynajmujący może wypowiedzieć umowę w przypadku braku płatności za minimum dwa pełne okresy płatności,  jednak po udzieleniu dodatkowego miesiąca na ostateczne uregulowanie zaległości). Tych terminów nie można skracać, a wszelkie zmiany mogą być jedynie wydłużeniem tego terminu, czyli na korzyść najemcy.

3. Odstąpienie od umowy przez jedną ze stron, w praktyce oznacza zrezygnowanie z podpisania umowy.
4. Rozwiązanie umowy polubownie za porozumieniem stron.
5. Konfuzja, kiedy najemca i wynajmujący staje się jednym podmiotem (np. poprzez kupno wynajmowanej nieruchomości).

Jeśli strony chcą jednak przedłużyć czas trwania umowy to powinny zawrzeć aneks. Do przedłużenia może też dojść automatycznie, jeśli po upływie terminu najemca może używać lokal za zgodą wynajmującego . Wtedy taka umowa przechodzi na czas nieoznaczony.

Wypowiedzenie niejedno ma imię

Kodeks cywilny przewiduje również inne przypadki wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego:

– zbycie nieruchomości w trakcie trwania umowy co umożliwia nabywcy tej nieruchomości wypowiedzenie umowy najmu lokalu komercyjnego z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia (art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego). W takim przypadku można się zabezpieczyć stosując umowę z datą pewną (potwierdzenie urzędowe, notarialne).

– istnienie wad lokalu zagrażających życiu lub zdrowiu, co powoduje możliwość wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia (art. 682 Kodeksu cywilnego);

– wykraczanie przez najemcę lokalu użytkowego w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu lub czynienie przez swoje niewłaściwe zachowanie korzystania z innych lokali w budynku uciążliwym, co skutkuje możliwością wypowiedzenia umowy przez wynajmującego w trybie natychmiastowym, czyli bez upływu okresu wypowiedzenia (685 Kodeksu cywilnego);

Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego wypowiedzenie umowy najmu jest możliwe także w przypadkach określonych w umowie najmu lokalu użytkowego. Chcąc zagwarantować sobie możliwość wypowiedzenia umowy w ten sposób należy określić możliwie precyzyjnie sytuacje, w których wypowiedzenie będzie możliwe. Przykładowo, wśród wprowadzanych do umów najmu zdarzeń uzasadniających wypowiedzenie umowy najmu lokalu komercyjnego są: brak wpłaty lub uzupełnienia kaucji, brak prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu, naruszenie zakazu konkurencji wprowadzonego w umowie, czy brak przejęcia lokalu w określonym z góry terminie.

Jeśli chcesz bezpiecznie wynająć biuro lub potrzebujesz pomocy specjalisty w kwestii umowy najmu, napisz do nas na [email protected]