Przygotowanie biura – czy to w nowym miejscu, czy po remoncie dotychczasowej przestrzeni – to nie tylko kwestia zaplanowania ilości i lokalizacji biurek oraz wyboru kolorów ścian. Dynamiczny rynek nieruchomości i biznesu często wymusza szybkie tempo realizacji projektów, co zwiększa presję na precyzyjne planowanie i efektywne zarządzanie.

W harmonii z całą ekipą

Współczesne projekty biurowe stają się coraz bardziej złożone co generuje potrzebę profesjonalnego zarządzania nimi. Coraz więcej firm profesjonalnie podchodzących do planowania i realizacji przestrzeni biurowej traktuje zatrudnienie Project Managera jako podstawowy pierwszy krok. Project Manager (PM), czyli Kierownik Projektu, to osoba odpowiedzialna za planowanie, realizację i kontrolę wszystkich etapów projektu, aby zapewnić jego terminowe ukończenie, w ramach ustalonego budżetu i zgodnie z oczekiwaną jakością. Lubię porównanie, że PM jest niczym dyrygent orkiestry – nie musi grać na każdym instrumencie, ale musi doskonale znać partyturę, koordynować wszystkich muzyków i dbać o to, by cała orkiestra grała w harmonii, by na końcu powstała spójna i wartościowa kompozycja – czyli w pełni funkcjonalne, estetyczne i efektywne biuro.

Mniejsze ryzyko dla najemcy

Rola Project Managera w procesie fit-outu jest kluczowa ze względu na fakt, że projekty te są z natury interdyscyplinarne i wieloetapowe, wymagające koordynacji wielu specjalistów, różnorakich zakresów prac w wielu branżach oraz formalności wynikających zarówno z prawa budowlanego jak i indywidualnych dla nieruchomości certyfikacji. Bez doświadczonego PM-a, ryzyko przekroczenia budżetu, opóźnień, niedotrzymania standardów jakościowych, a nawet poważnych błędów projektowych czy wykonawczych, znacząco rośnie. PM działa jako przedstawiciel i kontakt dla klienta, przejmując na siebie ciężar zarządzania złożonym procesem, co pozwala najemcy skupić się na swojej podstawowej działalności biznesowej.

Psycholog i inżynier w jednej osobie

Czego powinnyśmy oczekiwać od project managera zatrudnionego do realizacji naszego projektu biura lub innej przestrzeni komercyjnej? Zaczęłabym od najważniejszych kompetencji takich, jak wiedza techniczna, czyli znajomość przepisów budowlanych, instalacyjnych, ppoż., etc. oraz doświadczenia zgromadzonego w innych projektach. Pamiętając, że PM ma być odpowiedzialny za organizację, istotne będą też umiejętności zarządcze. Planowanie, organizacja, kontrola, delegowanie, zarządzanie ryzykiem to cechy bardzo istotne dla procesu, który ma zmieścić się w określonych ramach czasowych i finansowych. Nie do przecenienia są umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – negocjacje, rozwiązywanie konfliktów, budowanie relacji – to zadania, które w napiętym i raczej stresującym procesie fit-out będą sprzyjały osiągnięciu porozumienia i pozytywnej finalizacji całej inwestycji.
O poszczególnych zadaniach PM mogłabym pisać bardzo wiele i czytanie tej listy byłoby zbyt męczące, dlatego postaram się w skrócie opisać podstawowe zadania i obowiązki, które nie są całkiem oczywiste.

Główne role Project Managera:

1. Na etapie wynajmu powierzchni biurowej

Etap poszukiwania odpowiedniej powierzchni na nowe biuro trwa niekiedy kilka lub kilkanaście miesięcy. Zazwyczaj w tym czasie głównym opiekunem jest pośrednik, doradca w zakresie wynajmu, role towarzyszące w procesie to prawnik pracujący nad treścią umowy, czasem projektant odpowiedzialny za dopasowanie powierzchni do potrzeb klienta. PM na tym etapie może uzupełnić wsparcie w zakresie oceny potencjalnych lokalizacji pod kątem technicznym i operacyjnym, oszacowaniu wstępnych kosztów adaptacji (CAPEX) dla różnych opcji, analizie warunków najmu w zakresie technicznych zobowiązań wynajmującego.

2. Na etapie projektowania

Do oczywistych obowiązków na tym etapie należą koordynacja prac projektowych ich zakresu i harmonogramu. Weryfikacja projektu pod kątem wytycznych i potrzeb klienta. Obszar w którym PM może okazać się przydatny to analiza projektu pod kątem dostępności i kosztów materiałów wykończeniowych oraz ich zgodności z wymogami technicznymi zarówno z obowiązującymi normami jak i technicznym standardem budynku. PM może też wyłapać kolizje w projektach branżowych lub nieoptymalne rozwiązania w obrębie projektu. Najważniejsze z punktu widzenia klienta jest to, że PM odpowiada za organizację spotkań, dokumentowanie ustaleń i weryfikację czy wręcz egzekwowanie ich realizacji.

3. Na etapie realizacji fit-outu (budowa i wykończenie)

W tym etapie zaczyna dziać się już bardzo dużo, rośnie ilość korespondencji, terminów i prac. PM przejmuje obowiązki przygotowania i realizacji procedury wyboru wykonawcy lub kilku wykonawców, rozpisania i podziału zakresów prac na potrzeby zapytania ofertowego, a następnie kosztorysu realizacji. Ponadto zarządza budżetem i formalnościami finansowymi (protokoły przerobowe, oświadczenia podwykonawców, faktury), zarządza harmonogramem i zmianami w nim, zarządza ryzykiem. Kluczowa staje się kontrola jakości i nadzór inwestorski w postaci regularnych wizyty na budowie i inspekcji jakościowych.

Dla porządku w procesie i komfortu klienta PM organizuje spotkania na budowie z udziałem wszystkich interesariuszy i raportuje postępy prac, status budżetu i harmonogramu. Dokumentuje ustalenia, wnioski i zmiany. Na etapie odbioru i przekazania biura organizuje i koordynuje końcowe odbiory techniczne, weryfikuje dokumentację powykonawczą, nadzoruje przygotowanie biura do użytkowania, wspiera w dostawach wyposażenia i w procesie przeprowadzki.

Korzyści z zatrudnienia profesjonalnego PM-a

Zatrudnienie doświadczonego Project Managera przynosi wymierne korzyści, które bezpośrednio przekładają się na sukces projektu – optymalizacja kosztów, terminowość, jakość i minimalizacja ryzyka oraz aktywne nim zarządzanie.

Project Manager w procesie fit-outu biura to znacznie więcej niż tylko koordynator. To strategiczny partner, który wnosi do projektu wiedzę, doświadczenie i zdolność do przewidywania wyzwań. Jego rola jest absolutnie kluczowa dla sukcesu przedsięwzięcia, ponieważ to on integruje wszystkie elementy składowe – od wizji klienta, przez szczegóły projektowe, po wykonawstwo i finalne oddanie biura do użytku. PM działa jako jednolity punkt kontaktu i decyzyjności, filtrując złożoność procesu i przedstawiając klientowi jasne opcje oraz rekomendacje. Dzięki temu klient może skupić się na swojej podstawowej działalności, mając pewność, że jego inwestycja jest w profesjonalnych rękach. Strategiczną wartością PM-a jest jego zdolność do patrzenia na projekt całościowo, przewidywania potencjalnych problemów i proaktywnego zarządzania ryzykami, zanim te przerodzą się w kosztowne opóźnienia lub błędy.

Rola Project Managera ewoluowała, od prostego nadzorowania harmonogramu i budżetu do bycia strategicznym doradcą, zdolnym do kompleksowego zarządzania projektem od A do Z, dbając o interesy klienta i minimalizując ryzyka. Mam w zwyczaju mówić, że proces fit-out jest synonimem słowa problem. Przygotowanie się do rozwiązywania mniejszych i większych problemów, przyjmowanie wyzwań, gotowość do podejmowania decyzji i skupienie na szukaniu rozwiązań to niezbędne i kluczowe zadania kierownika projektu. 


Ten artykuł możesz przesłuchać w formie podcastu na Spotify na naszym kanale BNM – Real Estate Advisory. Nieruchomości komercyjne i biznes
Odcinek: Project Manager: Dyrygent Biurowego Fit-outu