Budowa to nie tylko prace fizyczne, ale przede wszystkim zarządzanie procesem, w którym kompletna dokumentacja projektowa ma kluczowe znaczenie. Jej brak prowadzi do kosztownych opóźnień, nieprzewidzianych zmian oraz konieczności podejmowania decyzji w biegu. W artykule pokażę, dlaczego właściwe przygotowanie dokumentacji jest fundamentem udanego projektu.

Braki w dokumentacji, za które przyjdzie nam zapłacić

Jestem w trakcie koordynacji procesu, w którym: mamy już wynajętą powierzchnię, mamy wykonawcę generalnego i podwykonawcę, mamy nawet część zamówień zrealizowanych… ale nie ma kompletnego projektu. Umowy podpisane zostały na podstawie koncepcji architektury, po rozpoczęciu prac zaprojektowano instalację wentylacji, potem instalacje elektryczne (ale tylko elektryczne bo “dla LAN może wystarczy tylko powykonawcza”). Dzisiaj wprowadzamy zmiany w trasach kablowych, na bieżąco zmieniamy trasy kanałów wentylacyjnych odkrywając kolizje, czekamy na centralę wentylacyjną gdyż bez projektu wykonawca zwlekał z jej zamówieniem, co więcej podczas gdy stopniowo uszczegóławia się projekt architektury trzeba wstrzymać lub zmienić zamówienia niektórych materiałów, zaślepić jeden otwór drzwiowy i wybić nowy w innym miejscu, przesunąć ściankę albo istniejący rurociąg budynkowy. Należy przerobić instalację hydrauliczną, bo układ funkcjonalny toalety dla OzN okazał się nie do uzgodnienia przez rzeczoznawcę. Za kilka tygodni policzę koszty będące skutkiem tych zmian, będące skutkiem braku szczegółowej inwentaryzacji wielobranżowej, braku dokumentacji wykonawczej w każdej branży. Kosztami zmian zajmę się na koniec projektu, a w dzisiejszym wpisie właśnie o dokumentacji projektowej.

Dokumentacja budynkowa i inwentaryzacja

Bardzo dużo nowych budynków z powierzchniami komercyjnymi starannie kompletuje dokumentację stanu istniejącego, niemniej mamy w Polsce ogrom starszych nieruchomości, które dysponują dokumentacją nieaktualną, wręcz zabytkową albo nie ma jej w ogóle. W takich sytuacjach, gdy brakuje dokumentacji, a na powierzchni były już różne działalności, wiele zmian, przebudów i dostosowań, nie ma możliwości aby przewidzieć trasy instalacji i ich stan techniczny, stan ścian, stropów czy posadzek. Niespodzianki czekają na każdym kroku. W takiej sytuacji możemy:

• zaryzykować czas i pieniądze, działając spontanicznie z dużą swobodą podchodząc do realizacji naszego projektu w tym terminu realizacji i budżetu… albo
• zdecydować się na inwentaryzację: nie tylko architektoniczną, ale również w zakresie konstrukcji, instalacji prądowych i sanitarnych.

Oczywiście inwentaryzacja kosztuje, jednak jest to koszt, który można poznać wcześniej, przewidzieć w budżecie inwestycji i skalkulować dla całości projektu. Koszty niespodzianek są niepoliczalne i nieprzewidywalne.

Projekt koncepcyjny to pierwszy, najważniejszy proces twórczy

Koncepcja polega na stworzeniu ogólnej wizji nowej przestrzeni. To na tym etapie architekt lub projektant, przy współpracy z klientem, definiuje potrzeby i cele, które mają zostać zrealizowane. Aby wystartować z koncepcją niezbędny jest pogłębiony wywiad na temat założeń i potrzeb, rozmowa o charakterze powierzchni, o pracownikach, o kulturze organizacji. Układ funkcjonalny (space plan) nie powinien być wypadkową metrażu i przepisów prawa budowlanego. Zawsze pomocne są wszelkiego rodzaju ankiety, które pomogą nie tylko w ustaleniu ilości miejsc pracy ale również uporządkują zapotrzebowanie na strefy spotkań, archiwa czy magazynek, przestrzeń reprezentacyjną i socjalną.

Na tym etapie musimy porozmawiać o:

• Przeznaczeniu poszczególnych stref – np. przestrzeń biurowa powinna uwzględniać różnorodne potrzeby: strefy pracy indywidualnej, przestrzeni do współpracy zespołowej, podział powierzchni dla różnych działów i zespołów, ich sąsiedztwo, sale konferencyjne, a także miejsca wypoczynku i rekreacji dla pracowników.
• Zasadach ergonomii – projektowanie powierzchni z uwzględnieniem zasad ergonomii zwiększa komfort i produktywność pracowników. W każdym miejscu pracy należy pamiętać o odpowiednim oświetleniu i akustyce, czy pracownicy oczekują biurek z regulowaną wysokością blatu, stosownej do charakteru pracy lokalizacji w przestrzeni całego biura, dostępności przestrzeni dla osób z ograniczeniami ruchu, ułatwienia w utrzymaniu porządku.
• Atrakcyjności estetycznej – lubimy pracować w modnych przestrzeniach, które wpływają na nas pozytywnie. Istotne są kolory oraz ich wpływ na nasze emocje, zieleń, światło, “atrakcje” w postaci elementów wykończenia i dekoracji. Estetyka powierzchni powinna być spójna z charakterem działalności i kulturą organizacji, ale niekoniecznie w tych samych kolorach co logo i barwy firmowe.
• Zasadach zrównoważonego rozwoju (ESG) – nie byłabym sobą gdybym nie napisała tu, że już na etapie koncepcji warto rozważyć, jak projektowana przestrzeń może zminimalizować swój wpływ na środowisko. Architekt uwzględni takie kwestie, jak efektywne rozmieszczenie stanowisk pracy, zastosowanie ekologicznych i zdrowych materiałów wykończeniowych, możliwość wykorzystania roślin do poprawy jakości powietrza, lokalizację filtrów umożliwiających dostęp do wody bez plastikowych butelek.

Podczas moich rozmów z architektami powraca ważny temat konsultacji z rzeczoznawcami już na etapie koncepcji. Rzeczoznawcy włączani w proces projektowy na pierwszym etapie spojrzą na projekt świeżym okiem i pomogą dopracować szczegóły. Dzięki tym konsultacjom mamy pewność, że nie tracimy czasu na projektowanie przestrzeni w sposób, który wygeneruje problem, możemy od razu omawiać z klientem co jest właściwym rozwiązaniem a czego powinniśmy unikać. Rzeczoznawcy zweryfikują koncepcję, bo nawet najlepszym projektantom mogą zdarzyć się pomyłki a dzięki wspólnej analizie dokumentacji łatwiej uniknąć kosztownych poprawek w zaawansowanym etapie projektu.

Efektem etapu koncepcji jest projekt w formie wizualizacji oraz rzutów, który daje klientowi wyobrażenie o finalnym układzie i ostatecznym wyglądzie biura. W następnym artykule opowiem o kolejnych etapach czyli o projekcie wykonawczym i powykonawczym.

Ten artykuł możesz przesłuchać w formie podcastu na Spotify na naszym kanale BNM – Real Estate Advisory. Nieruchomości komercyjne i biznes
Odcinek: Kierowanie Projektem Budowlanym: Rola Dokumentacji Projektowej