Nie każdy, kto chce wynająć biuro, może to zrobić, i nie chodzi tu o zasobność portfela. Większość właścicieli bardzo dokładnie weryfikuje potencjalnych najemców. Nic dziwnego, chcą w ten sposób uniknąć ryzyka i problemów związanych z nierzetelną lub uciążliwą firmą. Poniżej przedstawiam z życia wzięte przykłady barier w wynajmie biura oraz sposoby na pokonanie części z nich.

Wyzwania młodych firm przy wynajmie biura – elastyczne warunki najmu jako rozwiązanie

Niestety średnio co trzecia młoda firma upada w ciągu pierwszego roku działalności. Ponadto nawet jeśli młoda firma ma płynność finansową, to w pierwszych latach funkcjonowania mogła nie zdążyć jeszcze zbudować wystarczająco stabilnej pozycji i dobrego zaplecza finansowego na wypadek awaryjnych sytuacji. Z kolei umowy najmu tradycyjnych powierzchni biurowych rzadko zawierane są na okres krótszy niż 3 lata. Dlatego właściciele biurowców ostrożnie podchodzą do świeżych firm z bardzo krótką historią działalności. Poza krótkim stażem, także niski obrót może wzbudzać wątpliwości – nawet w przypadku firm istniejących na rynku znacznie dłużej. Może to bowiem wróżyć nadchodzące kłopoty finansowe takiego najemcy. O tym, jak sprawdzić wyniki finansowe firm pisaliśmy tutaj. Rozwiązaniem może być znalezienie biura z bardziej elastycznymi warunkami najmu (np. na rok lub czas nieokreślony), gdzie to ryzyko będzie uwzględnione.

Wynajem biura dla nowo powstającej spółki – kiedy można podpisać umowę najmu?

Zdarzają się przypadki szukania biura dla spółki, której jeszcze nie ma. Nie da się wówczas podpisać umowy najmu – aby było to możliwe nowa spółka musi być co najmniej w tzw. organizacji. Jest to tymczasowy okres organizacyjny od momentu zawiązania spółki (czyli podpisania umowy spółki w formie aktu notarialnego), do jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Reasumując, umowę najmu biura można podpisać po wcześniej podpisanym akcie notarialnym, a w przypadku zakładania firmy online przez system S24, po wpisaniu podmiotu do systemu KRS. W przypadku działalności gospodarczych musi ona być aktywna i widnieć w rejestrze przedsiębiorców (CEIDG).

Ryzyka związane z poręczeniem umowy najmu – odpowiedzialność finansowa i wpływ na zdolność kredytową poręczyciela

Gdy najemca jest zbyt mało wiarygodny finansowo, może przedstawić swojego poręczyciela. Jednak o ile dla najemcy poręczyciel oznacza umocnienie pozycji negocjacyjnej, to dla drugiej strony wzięcie na siebie takiej odpowiedzialności wiąże się z dużym ryzykiem. Poręczyciel zostanie obciążony finansowo, jeśli najemca, za którego poręcza nie wywiąże się ze zobowiązań umowy. Ponadto fakt poręczenia za kogoś odnotowywany jest w rejestrach finansowych i może mieć wpływ na zdolność kredytową poręczyciela. Często nawet spółka-matka nie chce poręczać za swoją „córkę”.

Ryzyka związane z wynajmem powierzchni na biura wirtualne – potencjalne zagrożenia dla właściciela nieruchomości

Z punktu widzenia właściciela problematycznym najemcą może okazać się podmiot chcący wynająć powierzchnię, w której ma zamiar prowadzić działalność polegającą na oferowaniu tzw. biur wirtualnych. Często jest to połączone z działalnością biura rachunkowego lub kancelarii zajmującej się zakładaniem i obrotem spółkami. Z biur wirtualnych historycznie korzystało najwięcej firm uwikłanych w różnego rodzaju nielegalne procedery. Prowadzący biuro wirtualne będzie zatem podnajmował powierzchnię często nowym podmiotom o nieugruntowanej pozycji lub mało wiarygodnym. Jego działalność jest więc obarczona ryzykiem, a to ryzyko przenosi się także na interesy właściciela nieruchomości, bo nawet jeśli firma znika to właściciel budynku zostaje z tym samym adresem.

Rodzaj działalności a wynajem biura – trudności związane z hałasem, dystrybucją i dużym ruchem klientów

Wynajem biura może utrudnić rodzaj prowadzonej działalności, szczególnie jeśli nie jest to “czysto” biurowa działalność. Podmioty gospodarcze, których funkcjonowanie związane jest np. z wytwarzaniem hałasu, uciążliwym zapachem czy dystrybucją pakunków będą miały problem z wynajęciem powierzchni w typowym budynku biurowym, ci ostatni szczególnie na wyższych kondygnacjach. Również firmy z branż związanych z bezpośrednią obsługą klienta generujących w ten sposób ruch osób w budynku są mniej pożądanymi najemcami przez właścicieli biurowców. Zbyt wiele obcych osób w budynku wymaga zaostrzenia zasad bezpieczeństwa co podwyższa koszt ochrony, oraz zwiększa eksploatację obiektu – im większy ruch, tym m.in. większe przeciążenie i kolejki do wind, i więcej sprzątania oraz drobnych napraw.

Instrumenty zabezpieczające interesy wynajmującego na rynku nieruchomości – kaucje, oświadczenia egzekucyjne i gwarancje bankowe

Na rynku nieruchomości istnieją instrumenty zabezpieczające interesy wynajmującego i jednocześnie pomagające podnieść wiarygodność najemcy:

1. Wyższa kaucja – jest najczęściej spotykanym zabezpieczeniem i zazwyczaj wynosi 2-3 krotność miesięcznego czynszu, ale w sytuacji, gdy właściciel jest niepewny co do najemcy, może zażądać kaucji o  równowartości nawet 12-miesięcznego czynszu. Jednocześnie takie samo rozwiązanie może zaproponować najemca, który jest pewny swego i zależy mu na danym lokalu.
2. Trzy siódemki, czyli oświadczenie o poddaniu się przymusowej egzekucji (art. 777 §1 pkt 4 KPC) – niekiedy właściciel może uzależnić zawarcie umowy najmu od sporządzenia przez najemcę takiego oświadczenia. Ma ono formę aktu notarialnego i chroni właściciela, na wypadek zaistnienia sytuacji, w której najemca nie wywiąże się ze zobowiązań umowy. Oświadczenie pozwala właścicielowi uzyskać tytuł egzekucyjny do ściągnięcia należności lub zajęcia biura, bez konieczności prowadzenia czasochłonnego procesu sądowego.
3. Poręczenie – przedstawienie poręczyciela (np. spółki-matki czy innego podmiotu gospodarczego o wysokiej wiarygodności finansowej) pomaga uwiarygodnić przyszłego najemcę. Poręczyciel zobowiązuje się bowiem względem wynajmującego do spłaty zobowiązania, którego nie wykonał najemca, za którego poręcza.
4. Gwarancja bankowa – jest to zobowiązanie się banku do zapłaty wynajmującemu (beneficjentowi gwarancji) określonej kwoty pieniężnej (sumy gwarancyjnej), jeśli najemca biura (zleceniodawca gwarancji) nie wywiąże się ze zobowiązań umowy. Taki rodzaj zabezpieczenia najbardziej uwiarygodnia pozycję najemcy, ponieważ banki przed udzieleniem gwarancji dokładnie badają kondycję finansową takiego podmiotu.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w procesie wynajmu biura napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod nr tel. 22 299 17 27. Nasi specjaliści przygotują oferty biur skrojonych na miarę Twoich potrzeb, doradzą najlepsze rozwiązania, skutecznie poprowadzą proces negocjacji najkorzystniejszych warunków umowy.