Uzupełniamy proces najmu!

Pewnego dnia na firmowym czacie pojawia się wiadomość od koleżanki z zespołu Sheili Wójcickiej, która prosi o wsparcie fit-out przy procesie wynajmu nowego biura dla Ignitis Renewables. Świetna lokalizacja Placu Unii, gdzie najemcy korzystali ze swojego biura tymczasowego, na tyle mocno ich przytuliła, iż ekspansję również postanowili przeprowadzić w obrębie inwestycji. 

Spotykamy się zarówno z doradczynią, osobami zaangażowanymi z polskiego oddziału firmy, ale i całym sztabem ludzi z biura litewskiego, które bardzo precyzyjnie określają kształt nowej powierzchni – prawie 500 mkw biura do przebudowy zgodnie z preferencjami “zielonej firmy”.

Praktycznie od momentu ostatecznej decyzji dot. wyboru docelowej lokalizacji, nasz dział fit-out był aktywny przy rozmowach w obszarze space planów, możliwości przebudowy powierzchni istniejącej, jak i tworzenia założeń budżetowych do nowego projektu.

Umowa podpisana – co dalej?

Udało się podpisać umowę najmu! Nie obyło się bez twardych negocjacji zapisów dot. przekazywanych dokumentów projektowych, terminów płatności, budżetów na aranżację i naturalnie warunków biznesowych. Trzeba podkreślić, że partnerskie podejście po stronie Wynajmującego pozwoliło wypracować satysfakcjonujący kontrakt dla najemcy, co zawsze stanowi jeden z kluczowych aspektów naszego wsparcia podczas procesu najmu.

Na etapie przygotowywania projektów wykonawczych, pojawiło się jeszcze wiele pytań, które zazwyczaj umykają w pędzie procesowym, jak dobór materiałów czy ostateczne potwierdzanie kształtu space planu. Warto pamiętać, że im dalej w las w procesie, tym trudniej wprowadzić zmiany, nie wspominając o rosnących kosztach dodatkowych takiego projektu, których zawsze staramy się uniknąć jeszcze przed podpisaniem umowy najmu.

Sprawnie i transparętnie

Podpisanie umowy najmu to często zielone światło do ruszenia z kopyta w wielu dziedzinach, które do momentu sformalizowania kontraktu nie mogą pójść do przodu, np. zamówienie mebli, zlecenie concept designu, rozmowa z bankiem o sfinansowaniu kosztów inwestycji w nowe biuro. W naszym przypadku architektka Magdalena Drygalak, mogła zacząć pracować nad koncepcją nowego biura, którą zakończyła po 3 tygodniach od momentu zawarcia kontraktu z najemcą i w ciągu kolejnych tygodni finalnie dopięliśmy wszystkie szczegóły warszawskiego biura.

Z drugiej strony Alexandra Kwapisiński razem ze mną (Tomasz Węglarz), walczyła na froncie przetargowo-materiałowym szukając oszczędności w takich obszarach jak, ściany szklane, wykładzina, oświetlenie, etc. Gdy już o przetargach mowa to kolejnym z celów realizowanych przez BNM jest transparentne przekazywanie informacji do stron, dla których pracujemy, aby uniknąć wszelkich niedomówień, których i tak jest wiele przy wielowymiarowych procesach wynajmu nowego biura czy lokalu usługowego.

Prace budowlane w świetle koordynacji projektu

Samo zarządzanie projektem przebiegało bez większych komplikacji, chociaż po drodze wyskakiwały nam sprawy, których załatwienie wymagało działania bez zbędnej zwłoki – pilnowanie harmonogramu przede wszystkim, a zaraz za nim bieżąca kontrola wydatków. Nigdy nie unikniemy cotygodniowych albo i częstszych spotkań, jeżeli zależy nam, aby projekt wylądował w miejscu i kształcie takim jak ustalono – w naszym przypadku ograniczyliśmy się do jednego spotkania w tygodniu, a przy końcu projektu z dodatkowymi godzinami na powierzchni.

Rzetelni kontrahenci budują i meblują

Firma Interbiuro odpowiedzialna z ramienia Wynajmującego za wykonanie prac stanęła na wysokości zadania. Przy odbiorach powierzchni nasze czujne oko znalazło kilka “chochlików”, które pojawiały się to tu to tam, lecz nie zagroziło to skutecznemu odbiorowi powierzchni, celem wprowadzenia mebli na powierzchnię. 

Skoro już o meblach mowa to organizowany parę miesięcy wcześniej (sic!) przetarg meblowy również został rozstrzygnięty i za dostarczenie mebli dla Ignitis Renewables odpowiedzialna była Bakata Design. Firma meblowa nie tylko wprowadziła ruchomości, ale również brała czynny udział w dostarczaniu rozwiązań akustycznych na powierzchnię. 

Niemała pracę brandingową wykonała firma Cayenne, która “oszroniła” szklenia i tchnęła życie w białe ściany motywami przewodnimi najemcy. Natomiast Ministerstwo Zieleni w swoim stylu zaprojektowało żyjącą ścianę i dodatkowo ożywiło powierzchnię roślinami wolnostojącymi, co tylko potwierdziło “zielony” charakter działalności zlecającego.

Ba, koordynatorzy z ramienia Ignitis Renewables nawet rzucili nam challenge, który miał polegać na dostarczeniu jednego mebla, odnoszącego się wprost do działalności biznesowej naszego kontrahenta – znaleźliśmy regał, który został zrobiony z przekroju wiatraka (a raczej z jego pozostałości), których to stawianiem też zajmuje się nasz najemca – wszystko w myśl zasady nie wyrzucaj, napraw lub wykorzystaj w inny sposób.

Słodki finisz

Ostatnie 4 dni przed oficjalnym otwarciem Najemcy to był istny rollercoaster, ale co dwie głowy to nie jedna, a jak się pracuje z 3 osobami w zespole to tym bardziej nic złego się nie może wydarzyć – w końcu to 6 rąk i oczu do koordynowania jednej powierzchni. Parę mebli musieliśmy zamówić już po oficjalnym otwarciu, lecz delegaci najemcy, którzy przylecieli z różnych stron świata na grand opening, nie kryli swojego podziwu do prac, które zostały wykonane w ostatnich 5 miesiącach (cały proces najmu i budowy trwał prawie rok!).

Szefostwo, zaproszeni goście, pracownicy oraz osoby koordynujące projekt mogły delektować się pysznym cateringiem przy akompaniamencie jazzowych dźwięków, ale i być uczestnikiem specjalnie przygotowanego live eventu: bake your personal muffin, które zostało zorganizowane po wcześniejszych konsultacjach wewnątrz firmy. Jakież było nasze zdziwienie jak na końcówce projektu dostaliśmy kolejne wyzwanie, gdzie musieliśmy znaleźć firmę, która jest wyspecjalizowana w pieczeniu muffinek, ale jeszcze towarzyszyć nam w trakcie otwarcia, aby uraczyć gości specjalnie skomponowanym ciastkiem, odzwierciedlającym cechy charakteru danej osoby, mających swój odpowiednik w kremie, posypce, kolorze czy samej babeczce. Pani Ula ze Słodkiego Muffina po szybkim namyśle powiedziała tak i przepysznie sprostała temu trudnemu zadaniu.

Podsumowanie

Jako BNM do tej pory wspominamy z uśmiechem wszystkie wyzwania, trudności, telekonferencje, spotkania koordynacyjne. Z przyjemnością zrobilibyśmy taki projekt ponownie, bo praca z Justiną, Kotryną, Moniką i innymi wspaniałymi ludźmi warta jest powtórzenia.

Referencje już zdążyły wystygnąć i skrupulatnie wylądowały na “chmurce” firmy BNM. Co więcej oprócz korzyści materialnych płynących z takiego projektu, dużo lekcji z codziennej pracy zostało przez wyciągniętych, które na pewno wykorzystamy przy kolejnych projektach.