O raporcie

Poniższy raport przygotowany przez Biuro Na Miarę zawiera kompleksowe informacje dotyczące biur elastycznych na rynku Warszawy po III kwartale 2023 r., ze szczególnym uwzględnieniem coraz bardziej widocznego trendu otwierania własnych powierzchni elastycznych przez właścicieli nieruchomości oraz charakterystyką wiodących rozwiązań biur elastycznych na stołecznym rynku. Prezentujemy również największych operatorów, uwzględniając pochodzenie inwestorów, statystyki dotyczące lokalizacji poszczególnych biur elastycznych na mapie Warszawy oraz dane liczbowe obrazujące zasoby elastycznych biur.

Rynek biur elastycznych w Warszawie 

Warszawa cieszy się mianem największego rynku biur elastycznych w kraju. Stolica przyciąga do siebie międzynarodowe korporacje, startupy, freelancerów, a w ostatnim czasie również tysiące firm z Ukrainy i Białorusi, które przenosiły tu swój biznes zza naszej wschodniej granicy. Między innymi z tych względów, popyt na przestrzenie coworkingowe jest tu wysoki, o czym doskonale wiedzą przede wszystkim operatorzy takich biur. Obecnie znajduje się tu ok. 190 tys. mkw elastycznych powierzchni, które łącznie oferują prawie 26 tys. stanowisk pracy. Należy jednak zaznaczyć, że rynek warszawski wciąż ewoluuje i z każdym rokiem powstają tu nowe miejsca, oczekujące na swoich pierwszych klientów. 

Kluczowi operatorzy na rynku warszawskim

Aktualnie na rynku warszawskim funkcjonuje 31 profesjonalnych operatorów (inwestorów) oferujących elastyczne powierzchnie, a wśród 10 największych pod kątem liczby oferowanych metrów kwadratowych możemy wymienić: 

• IWG z markami Regus i Spaces, 
• WeWork
• Adgar Poland z markami Brain Embassy, Be Yourself i Flexi Lease, 
• OmniOffice, 
• CitySpace,
• Mindspace,
• CIC
• BeIN Offices,
• InOffice Group, 
• New Work Offices.

Rys. 1. Dziesięciu największych operatorów biur elastycznych w Warszawie.

Źródło: Biuro Na Miarę, opracowanie własne.

Zaczęło się w hotelu w latach 90.

Pierwsze biuro elastyczne, wtedy powszechnie zwane jako biura serwisowane (ang. serviced offices), powstało w Warszawie już w latach 90. Model ten wprowadził Regus w Hotelu Sheraton przy Placu Trzech Krzyży i był to debiut tego rodzaju rozwiązania na rynku polskim. Historia jest więc tak długa jak wolny rynek w Polsce, a pojawianie się na nim coraz większej liczby małych i średnich firm, zdecydowanie wpłynęło na ich popularność. Wraz z nią zaczęli funkcjonować również nowi operatorzy, często lokalni.

Biura elastyczne w Warszawie swój boom miały jeszcze przed pandemią. W 2020 r. na jej skutek i w ramach popularyzacji pracy z domu dynamika wzrostu została zahamowana, jednak obecnie, te rozwiązania znów notują wzrost zainteresowania. W związku z tym, w stolicy powstaje więcej miejsc gotowych do zaoferowania swoim klientom elastycznych warunków najmu. Według doradców Biura Na Miarę, krótkie umowy najmu i gotowe rozwiązania są w 2023 r. niezwykle pożądane z powodu trudnej do przewidzenia sytuacji gospodarczej w Polsce i na świecie oraz dużej zmienności rynków. Istotne są także niższe nakłady finansowe firm na początku najmu w porównaniu z tym tradycyjnym. Dodatkowo, chęć korzystania z powierzchni elastycznych przez coraz większe firmy powoduje, że w Warszawie obserwujemy zwiększanie się rozmiarów powierzchni biur elastycznych oraz tworzenie nowych hybrydowych konceptów. Część badanych przez nas biur również potwierdza plany otwierania nowych powierzchni, choć są też redukcje. W ostatnim czasie największą dynamiką rozwoju może pochwalić się operator OmniOffice. Po ekspansji na Powiślu (Carpatia Office House) i przy Rondzie Daszyńskiego (Warsaw Hub, Warsaw Unit), firma otworzyła kolejną lokalizację przy ul. Grzybowskiej (Grzybowska Park) w ścisłym centrum biznesowym stolicy. Z kolei na drugim biegunie jest Regus, który wycofał się z kilku lokalizacji w Warszawie, redukując tym samym ogólną powierzchnię. Nadal jednak wraz z biurami pod marką Spaces, IWG pozostaje największym operatorem w stolicy.

Centrum miasta najbardziej elastyczne

Biura elastyczne w Warszawie znajdują się przede wszystkim w ścisłym biznesowym centrum miasta, ale także w innych największych zagłębiach biurowych (Rondo Daszyńskiego, Służewiec). Ma to związek przede wszystkich z usytuowaniem budynków z nowoczesną powierzchnią biurową, bo w takich budynkach najczęściej otwierane są centra biznesowe. A tych w ścisłym centrum –  jest najwięcej. Centrum miasta jest też zazwyczaj kompromisem dojazdu do biura dla osób zatrudnionych w firmie.

Rys. 2. Rozłożenie powierzchni elastycznych na mapie Warszawy.

Źródło: Biuro Na Miarę, opracowanie własne.

Coraz częściej możemy jednak znaleźć biura elastyczne w lokalizacjach satelitarnych, w dzielnicach typowo mieszkalnych (Wilanów, Ursynów, Dolny Mokotów, Praga).

Where are you from?

Rynek biur elastycznych w Warszawie charakteryzuje się obecnością zarówno operatorów działających wyłącznie na rynku krajowym, jak i takich o zasięgu międzynarodowym. Na podstawie ankiet przeprowadzanych przez Biuro Na Miarę, zauważyliśmy, że ok. 40% powierzchni elastycznych zarządzana jest przez operatorów o zasięgu krajowym, którzy to doskonale znają specyfikę naszego rynku.

Z kolei gdy popatrzymy na rodowody poszczególnych inwestorów, z dostępnych informacji i wiedzy doradców Biuro Na Miarę wynika, że dominującymi operatorami w Warszawie są firmy z Wielkiej Brytanii, USA i Izraela, ale wciąż rośnie liczba lokalnych operatorów. Wśród innych krajów pochodzenia inwestorów wymienić możemy także Włochy, Czechy czy Węgry. 

Rys. 3. Kraj pochodzenia inwestorów poszczególnych centrów biur elastycznych w Warszawie.

Źródło: Biuro Na Miarę.

Własne koncepty rosną w siłę

Doradcy Biuro Na Miarę zauważyli, że wielu operatorów jest bezpośrednio powiązanych z właścicielem budynku, poprzez spółki celowe lub działających jako agencja wyłączna w imieniu wynajmującego. Własne koncepty elastyczne właścicieli rozwijają się liczbowo i rodzajowo, bo lokalni gracze oferują coraz ciekawsze rozwiązania, będące alternatywą dla tradycyjnego najmu. Przyczyn powstawania konceptów własnych jest wiele, a najważniejsze z nich to:

• “uelastycznienie” oferty biurowca, które zwiększa grono potencjalnych najemców i przyspiesza komercjalizację,
• wpisywanie się w trend rosnącego popytu na elastyczne biura i powoływanie do życia nowego biznesu operatorskiego,
• trudności płynnościowe dotychczasowego operatora, przez co właściciel przejmował powierzchnię i kontynuował działalność,
• powierzchnia po najemcy tradycyjnym zostaje odświeżona i dostosowana pod elastyczne biura, dzięki czemu koszt wykończenia powierzchni jest znacznie niższy.

Z ankiety przeprowadzonej przez Biuro Na Miarę wynika, że w Warszawie aż 32 % wszystkich analizowanych przez nas biur elastycznych to koncepty własne, tworzone przez właścicieli.

Źródło: Biuro na Miarę, zestawienie własne na podstawie ankiety.

Poniżej przedstawiamy przykładowe koncepty własne powiązane z właścicielami budynków:

Adgar Poland

Spółka działa w Polsce już od 1999 roku, natomiast ich autorska formuła Brain Embassy pojawiła się po raz pierwszy 17 lat później w Adgar Park West. Tym samym pierwszy tego typu co-creating zaoferował około 1700 mkw nowych, elastycznych rozwiązań i blisko 250 stanowisk pracy. W 2018, idąc za sukcesem BE, firma wprowadziła drugi z samodzielnie opracowanych konceptów czyli Be Yourself, a tym samym umożliwiła swoim klientom płatność nie za powierzchnię biura, ale za rzeczywistą liczbę pracowników. Flexi Lease to już początek roku 2020, a na pierwszą lokalizację nowego konceptu wybrano biura w kompleksie Adgar Plaza A. 

•  Brain Embassy – autorska formuła co-creatingu powstała z uwagi na potrzeby mniejszych najemców, będąca jednocześnie pierwszą tego typu przestrzenią w Polsce; 
•  Be Yourself – hybrydowy model, pozwalający na połączenie koncepcji poznanej dzięki BE, wraz z zachowaniem przez firmę struktury niezależnego miejsca pracy;
•  Flexi Lease – kolejna z elastycznych propozycji najmu, dzięki czemu najemcy otrzymują produkt w wersji basic, który następnie samodzielnie mogą wyposażyć w meble.

Własne B. 

Nie sposób w tym przypadku pominąć unikatowy koncept Własne B., powiązany właścicielsko z Biuro Na Miarę. Od samego początku nastawiony jest na przygotowanie, komercjalizację i zarządzanie powierzchnią elastyczną dla właścicieli budynków. Pierwsza lokalizacja nowego rozwiązania powstała na Mokotowie pod koniec 2018 roku i funkcjonuje do dziś. Była to pierwsza przestrzeń przygotowana we współpracy z Centrum IKEA dla Firm.

Mycowork myhive

Od 2021 roku klienci rynku warszawskiego mają możliwość korzystania z usług mycowork myhive, w tym z najwyżej położonej przestrzeni coworkingowej w Polsce, znajdującej się na 38 piętrze budynku Warsaw Spire. Własny koncept operatora oferuje kilka wygodnych rozwiązań biurowych: mydesk, myroom, myoffice, myflex. Dzięki temu zapewnia wachlarz elastycznych rozwiązań, od pojedynczego stanowiska, pracy we wspólnej przestrzeni, aż po własne biuro dla całego zespołu, a nawet “spontaniczną” rezerwację biurka.

City Gate

Na Woli znajduje się City Gate działający pod właścicielem biurowca PZU, oferujący swoim najemcom biura od 2 do kilkunastu stanowisk pracy oraz możliwość wynajmu biurka w Centrum Biznesowym nawet na 1 dzień. Ogrodowa 58 jest więc rozwiązaniem dla mniejszych firm, które poszukują dogodnej lokalizacji blisko centrum miasta.

CitySpace

Od 2016 roku w Polsce rozwija się marka CitySpace, która pod skrzydłami największego polskiego dewelopera zgromadziła powierzchnię ponad 27 tys. elastycznych mkw. Wyróżniającą się formułą jest tam tzw. Work on demand, czyli wynajem bez umowy i zbędnych formalności dzięki specjalnej aplikacji mobilnej.

WORKIN

Od początku 2018 roku, obejmujący powierzchnię ok. 1800 mkw. WORKIN zachwyca swoją lokalizacją w pobliżu Placu Zamkowego. W ofercie znajdują się pokoje nawet dla 12 osób, ale istnieje także możliwość wykupienia miejsca niededykowanego – tzw. coworkingu już dla jednej osoby, a także przestrzeń do zorganizowania eventu na 150 osób z widokiem na Stare Miasto.

G43 Office Center

W 2016 roku ukończono budowę 13 kondygnacyjnego budynku Grzybowska 43, oferującego biura elastyczne oraz coworking. Są one uzupełnieniem oferty hotelowej, zaś dla biur elastycznych uzupełnieniem oferty jest także kantyna z widokiem na miasto i centrum konferencyjne hotelu.

Business Link

Business Link istnieje od roku 2014, a 3 lata później jego właścicielem została grupa Skanska. W tym samym roku zostały otworzone nowe, prestiżowe elastyczne powierzchnie w Astoria Premium Offices, oferujące najemcom coworking w nowoczesnym wydaniu i wspólny zielony taras w centrum miasta.

Coraz większe firmy wybierają elastyczność 

W biurach elastycznych w Warszawie można znaleźć różne typy produktów, które obejmują zarówno pokoje biurowe, jak i przestrzenie przeznaczone dla większej liczby osób. Popularną opcję wciąż stanowi miejsce pracy na open space, a jeśli cenisz swoją prywatność, masz również możliwość wynajmu dedykowanego biurka. Pomieszczenia dla większych grup i wydzielone indywidualne moduły to doskonała opcja dla firm zatrudniających 10-50 osób, które potrzebują większej przestrzeni do pracy zespołowej i spotkań. 

Ile kosztuje wynajęcie biura elastycznego w Warszawie?

Ceny w biurach elastycznych na rynku warszawskim są mocno zróżnicowane, a wśród głównych czynników wymienić można lokalizację, standard budynku, udogodnienia, jakość wyposażenia, a także obecność dodatkowych usług. Z ankiety przeprowadzonej wśród doradców Biuro Na Miarę, którzy na co dzień wynajmują elastyczne przestrzenie wynika, że minimalna cena za 1 stanowisko pracy w prywatnym biurze to kwota ok. 650 zł/os./m-c. Cena maksymalna to natomiast okolice 2500 zł/os/msc za 1 stanowisko pracy w prywatnym biurze. 

Elastyczne Śródmieście czy flexi Mokotów?

O warszawski rynek biur elastycznych zapytaliśmy doświadczonych w tej materii doradców ds. najmu z Biuro Na Miarę. Na pytanie o najczęściej spotykaną cenę za 1 stanowisko pracy w prywatnym biurze w Śródmieściu i Mokotowie, odpowiedzieli że w centrum Warszawy, typowy wydatek za elastyczne stanowisko pracy to ok. 1800 zł/os/msc. Rosnący w elastyczną siłę Mokotów wypada nieco taniej – tu za 1 stanowisko pracy w prywatnym gabinecie zapłacimy ok. 1300-1400 zł. 

Źródło: Biuro Na Miarę, na podstawie ankiet.

Udogodnienia wliczone w cenę najmu

Klienci korzystający z biur elastycznych na rynku warszawskim mają dostęp do szeregu usług, wliczonych w cenę najmu. W kwocie opłaty miesięcznej bardzo często znajduje się dostęp do bezprzewodowej sieci Wi-Fi, meble – krzesła, stoły, szafki na dokumenty, a także coraz częściej dostęp do skanera i drukarki. Większość biur zapewnia również możliwość korzystania z sal konferencyjnych i salek spotkań w ramach dziennego limitu czasowego. Standardem jest całodobowy dostęp do biura, adres rejestracyjny oraz serwis sprzątający dla powierzchni wspólnych, a także dostęp do aneksu kuchennego z wodą, kawą i herbatą. Również obsługa recepcyjna, przyjmująca pocztę oraz przesyłki kurierskie i udzielająca informacji gościom jest na porządku dziennym. Biura elastyczne, które chcą zachęcić więcej klientów poszukują coraz to ciekawszych udogodnień w ramach miesięcznej opłaty, wychodząc w ten sposób naprzeciw indywidualnym predyspozycjom swoich klientów. Dzięki temu, w części nowszych biur elastycznych znajdziemy również niezbędne wsparcie działu IT, flipcharty oraz projektory, które mogą okazać się niezwykle potrzebnym narzędziem podczas prowadzenia spotkań w sali konferencyjnej, a także specjalne strefy relaksu i pokoje chillout. Niektóre z biur proponują również mobilne aplikacje stworzone przez swoich operatorów, umożliwiające dostęp do swoich innych lokalizacji oraz specjalne happy hours i profesjonalne eventy, organizowane dla społeczności biura. 

Top 10 udogodnień na rynku warszawskim, wliczonych w cenę najmu :

Źródło: Biuro Na Miarę, na podstawie ankiet.

Udogodnienia płatne dodatkowo

Wśród najczęściej występujących udogodnień płatnych dodatkowo, które są dostępne w warszawskich biurach elastycznych wymienić możemy parking, na którym można wynająć miejsce zarówno na godziny, w kwocie ok. 5zł/h, jak i za stałą opłatą wahającą się w pomiędzy 300 a 600 zł/netto miesięcznie. Wynajem sal konferencyjnych powyżej przyznanego kredytu waha się w okolicach 50-80 zł/h za salę 4-6 osobową i ok. 75-120 zł/h za 6-8 osobową, mając przy tym na uwadze specjalne promocje w weekendy i po godzinach pracy biura. Cały dzień wynajmu sali spotkań to kwota pomiędzy 500-1200 zł/netto, w zależności od liczby osób oraz pory dnia. Niektórzy z operatorów oferują swoim klientom specjalnie dedykowane i w pełni wyposażone przestrzenie na spotkania do 100 osób. Bardzo popularny staje się również catering oraz usługi sekretarskie, a także druk i skan powyżej przyznanego miesięcznego limitu, zazwyczaj ok. 100 stron za osobę. W niektórych biurach pojawia się ponadto opcja zapewnienia specjalnej obsługi asystenckiej, która to obejmuje wykonywanie na zlecenie klienta drobnych czynności biurowych. Za dodatkową opłatą możesz również całkowicie dostosować układ biura, wystrój, umeblowanie i akcesoria. Dedykowane biurko ponad limit to kwota ok. 500 zł netto/m-c, a jeśli przyjeżdżasz do pracy rowerem – miejsce na twój sprzęt to często kwota dodatkowych 30 zł/m-c. Aby zapewnić większy komfort użytkowania oraz wyjść naprzeciw indywidualnym preferencjom klientów, operatorzy stwarzają również możliwość do instalacji własnych urządzeń w serwerowni. Jeśli zależy Ci na rejestracji adresu Twojej firmy, a operator nie zapewnia tego udogodnienia w kwocie miesięcznego najmu – opłata będzie wynosiła w okolicach 99 zł. Na życzenie klienta biura mogą zostać wyposażone w telewizor LCD, projektor multimedialny, flipchart oraz nagłośnienie zgodne z charakterem organizowanego eventu, tak by zapewnić komfortowe warunki, a udogodnienia te również będą wiązały się z ponadprogramową opłatą. 

Top 10 udogodnień płatnych dodatkowo na rynku warszawskim:

Źródło: Biuro Na Miarę, na podstawie ankiet.


Biura elastyczne często wychodzą naprzeciw swoim klientom deklarując otwartość na ich pomysły – dzięki temu jeśli masz szczególne wymogi co do Twojego przyszłego biura, możesz dyktować własne warunki co do preferowanych udogodnień. Oto kilka przykładowych:

Źródło: Biuro Na Miarę, na podstawie ankiet.

Warszawskie flexy zauważają aspekt eco

W ankietach prowadzonych przez Biuro Na Miarę zadawaliśmy naszym rozmówcom pytania, co wyróżnia ich biuro elastyczne na tle innych tego typu rozwiązań. Oto kilka najpopularniejszych odpowiedzi jakie padły: 

• lokalizacja (np. w pobliżu metra, stacji kolejowej bądź lotniska)
• nowocześnie, komfortowo i kreatywnie zaaranżowane przestrzenie wspólne;
• możliwość łączenia gabinetów 2-4 osobowych w większe powierzchnie „open space”; 
• standardy ekologiczne w budynkach.

Coraz więcej biur elastycznych ma zatem swoje siedziby w budynkach promujących i stawiających na ekologiczne rozwiązania, a ich powierzchnie potwierdzone są międzynarodowymi certyfikatami zielonego budynku bądź budynku zrównoważonego ekologicznie. 

___

Rynek biur elastycznych w największych polskich miastach od kilku lat przeżywa swój rozwój. Ten model sprawdza się zarówno dla start-upów jak i dla międzynarodowych firm. Niezależnie jakiej nazwy używamy: coworking, biura serwisowane, biura elastyczne, biura flexi czy biura all-inclusive, chodzi przede wszystkim o krótką umowę, gotowe biuro i niski koszt wejścia. W Polsce istnieją już dziesiątki firm oferujących biura elastyczne, a ich liczba ciągle rośnie. Większość z nich znajduje się w dużych miastach, takich jak Warszawa, Wrocław, czy Kraków, gdzie cieszą się największą popularnością. Rynek biur elastycznych w Polsce charakteryzuje się również dużą konkurencją, co zmusza dostawców usług do nieustannego wprowadzania innowacji i podnoszenia jakości swojej oferty. Często biura elastyczne specjalizują się w określonych branżach lub kierują swoją ofertę do konkretnych grup klientów, co pozwala im na lepsze dopasowanie swojej oferty do wymogów rynku. Dzięki temu można liczyć na szereg udogodnień ze strony operatorów, proponujących komfortowe i elastyczne warunki, dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Autorzy raporty : Kinga Kowalczyk, Jerzy Węglarz

METODOLOGIA RAPORTU
Wybraliśmy operatorów biur elastycznych, którzy są profesjonalnym podmiotem działalności udostępniania powierzchni biurowej na elastycznych warunkach, w budynku o przeznaczeniu komercyjnym, na powierzchni o minimalnej wielkości 400 m2. Ankieta została przeprowadzona wśród kontrahentów Biuro Na Miarę w okresie maj-lipiec 2023 roku spośród operatorów działających na rynku warszawskim. Przedstawiając wyniki, na prośbę zainteresowanych zachowujemy poufność przekazanych informacji, a większość z nich została zagregowana.