W obecnych czasach, gdzie firmy praktykują hybrydową formę pracy, hot desk wymienia się jako jedno z najlepszych rozwiązań organizacji powierzchni biurowej. Dla firm to rozwiązanie korzystne finansowo, ponadto może działać pozytywnie na pracowników. Warto jednak zadać sobie pytania: Jakie korzyści przynosi metoda hot desk? Czy specyfika pracy firmy pozwala na wprowadzenie hot desków? Kiedy nie będą one dobrym rozwiązaniem?

Hot desk – elastyczne zarządzanie przestrzenią biurową w erze pracy hybrydowej

Metoda organizacyjna hot desk przede wszystkim zakłada, że w biurze nigdy nie przebywa 100% osób. Badania wskazują, że obecnie w firmach wykorzystuje się zaledwie 50% stanowisk pracy. Powodów niewykorzystania całej powierzchni biurowej jest wiele: hybrydowy model pracy, gdzie część pracowników przychodzi do biura, a część pracuje zdalnie, wyjazdy służbowe czy też urlopy. W związku z tym liczba biurek nie musi pokrywać się z liczbą osób zatrudnionych w firmie i może być znacznie niższa.

Warto podkreślić, że rozwiązanie hot desk często jest jedną z opcji najmu w nowoczesnych przestrzeniach coworkingowych, zwanych też biurami all inclusive. W tym przypadku, korzystający z usługi siada przy dowolnym biurku na wybrany czas. Natomiast następnego dnia użytkownik może wybrać zupełnie inne miejsce do wykonywania swojej pracy.

W dalszej części artykułu skupimy się na rozwiązaniu dla firm, które chcą wprowadzić metodę hot desk do swojego biura.

Zalety hot desk– oszczędność, lepsza komunikacja i większa higiena w biurze

Przede wszystkim zaletą rozwiązania hot desk jest oszczędność! Metoda zakłada wykorzystanie mniejszej powierzchni biurowej, niż przy tradycyjnych, stałych stanowiskach pracy dla każdego pracownika.  Optymalizacja miejsca pracy znacznie wpływa na ograniczenie kosztów wynajmu i utrzymania biura.

Hot desk wpływa pozytywnie na wymianę informacji wewnątrz firmy. Tego typu organizacja biura daje możliwość do spontanicznych dyskusji, burzy mózgów, a nawet szybszego rozwiązywania problemów, bez konieczności zwoływania oficjalnych spotkań. Możliwość wybrania codziennie innego stanowiska hot desk obok innej osoby, zwiększa szanse na nawiązywanie kontaktów między osobami w firmie, które do tej pory nie miały okazji się poznać czy też współpracować ze sobą. Może to zatem wpływać pozytywnie na efektywność pracowników. Warto jednak zaznaczyć, że w biurach typu hot desk niezbędne jest stworzenie pracownikom miejsc tzw. cichej pracy (np. małe gabinety, budki telefoniczne) do zadań wymagających większego skupienia.

Stanowiska typu hot desk to też zauważalnie większy porządek w biurze oraz większy poziom higieny. Stałe stanowiska pracy zwykle sprzyjają gromadzeniu przez pracowników przy biurkach sterty rzeczy niezwiązanych z pracą. Hot deski nie dają takiej możliwości, ponieważ po zakończonej pracy trzeba zabrać wszystkie swoje rzeczy. Tym samy ułatwia to sprzątanie i dokładną dezynfekcję tych miejsc.

Wady hot desk – dodatkowe koszty, potrzeba organizacji i potencjalny opór pracowników

Zmiana organizacji biura na rozwiązanie hot desk nie oznacza jednak, że firma nie poniesie dodatkowych kosztów. W sytuacji gdy pracownik, nie jest przypisany do konkretnego miejsca, musi on zabierać swoje rzeczy z biurka. Nierozsądnie jest więc zakładać, że pracownik, będzie zabierał swoje rzeczy do domu. Niezbędna jest adaptacja biura w szafki przypisane do pracowników, tak aby każdy mógł przechowywać komputer, telefon służbowy i inne narzędzia niezbędne do pracy.

Kolejnym ważnym aspektem jest system rezerwacji miejsc pracy. W większych organizacjach system ustnych ustaleń może nie zdać egzaminu. Dla pracodawcy może okazać się konieczne zainwestowanie w system zarządzania biurem. Znacznie to ułatwi rezerwacje biurek czy miejsc do cichej pracy. Ponadto tego typu aplikacje świetnie sprawdzają się przy rezerwacji sal konferencyjnych na konkretne godziny, np. gdy firma często przyjmuje gości.

Wprowadzenie metody organizacyjnej hot desk nie zawsze może spotkać się z entuzjazmem pracowników. Bywają też tacy, którzy wolą mieć swoje stałe miejsce pracy lub, ze względu na specyfikę stanowiska, codzienna zmiana miejsca nie będzie im służyć (np. księgowa). Warto sobie zadać pytanie, czy aby na pewno “gorące biurka” pasują do organizacji w naszej firmie. Niezbędna jest konsultacja z zespołem, aby uniknąć zmiany która nikomu nie wyjdzie na dobre.

W momencie gdy pomysł spotka się z aprobatą w firmie, śmiało możemy podjąć się adaptacji aktualnego biura, albo rozpocząć poszukiwania nowego biura o mniejszej powierzchni, w którym nasza firma będzie mogła lepiej funkcjonować. Chętnie Ci w tym pomożemy 🙂 Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń pod numer 22 299 17 27.