Umowa jest aspektem niezbędnym przy profesjonalnym wynajmie biura. Jeśli znalazłeś już swój wymarzony lokal i zastanawiasz się pozostaniem w nim przez kolejne lata, poniżej przedstawiamy kwestie, na które należy zwrócić szczególną uwagę podczas przedłużania umowy najmu.

Dlaczego warto przedłużyć umowę najmu obecnego biura?

Co kilka lat każda firma stoi przed wyborem: przedłużenie obecnej umowy najmu czy poszukiwanie nowego biura? Wiele z nich decyduje się na pozostanie w dotychczasowej siedzibie, a wpływ na tę decyzję ma szereg czynników. Wśród nich wymienić można m.in.:

• lokalizację danego biura, która została wybrana uwzględniając potrzeby prowadzenia danego biznesu,
• przyzwyczajenia dotyczące dojazdu, wśród pracowników oraz klientów i kontrahentów, 
• ryzyko utraty pracowników, w tym tych kluczowych, którzy byli rekrutowani do danej lokalizacji i często układają sobie pod nią życie (nieruchomość, szkoła, przedszkole),
• trudność w znalezieniu równie dopasowanej powierzchni,
• skomplikowaną infrastrukturę IT zbudowaną na powierzchni dla instytucji takich jak np. banki, 
• koszty przeprowadzki i organizacji w nowym biurze,
• korzystne warunki najmu, zarówno komercyjne jak i zapisy umowy.

Przedłużenie umowy najmu to też dobry moment na renegocjacje jej warunków i optymalizację kosztów.

Zwróć uwagę na warunki obecnej umowy

Przepisy dotyczące przedłużania zawarte w Twojej umowie
Jeśli Twoja umowa najmu biura została zawarta na czas określony, co jest najczęstszą praktyką przy wynajmie nieruchomości komercyjnych, mogą się w niej znajdować zapisy dotyczące warunków jej przedłużenia. W takiej sytuacji w treści umowy wskazuje się na przykład termin przed upływem, którego najemca poinformuje wynajmującego o chęci przedłużenia aktualnej umowy. Jeżeli w wyznaczonym czasie najemca nie zadeklaruje takiej chęci, inicjatywę może przejąć wynajmujący, który zwróci się do najemcy z pisemnym zapytaniem i wyznaczy termin udzielenia odpowiedzi. Następnie ponownie oczekuje się kontaktu ze strony najemcy, a jeśli nie zostanie przedstawiona decyzja — wynajmujący, w zależności od treści klauzul umownych, może mieć prawo do przedłużenia najmu o wskazany okres równy lub krótszy niż pierwotny okres najmu. Z takiego rozwiązania często korzystają operatorzy biur serwisowanych, gdzie umowy zawierane są na krótkie okresy. Warto więc zdawać sobie sprawę z warunków informowania wynajmującego o przedłużaniu umowy, zawartych w podpisanym przez strony dokumencie. W tym miejscu należy też wspomnieć o umowach z klauzulą “break option” dającą najemcy prawo do rezygnacji z biura przed terminem, do którego miała pierwotnie obowiązywać umowa najmu. Szerzej o tej klauzuli pisaliśmy TUTAJ. Jeśli nie powiadomimy wynajmującego we wskazanym w umowie terminie o chęci skorzystania z opcji wcześniejszego wyjścia, umowa będzie obowiązywała do końca okresu najmu.

Milczące przedłużenie umowy
W umowie może znaleźć się również zapis dotyczący tzw. milczącego przedłużenia umowy z art. 674 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim, jeśli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca nadal używa przedmiotu najmu za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony. Strony mogą wyrazić zgodę na stosowanie tego przepisu bądź przeciwnie — umieścić w umowie informację wskazującą, że zachowanie przez najemcę posiadania przedmiotu najmu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy nie będzie w żadnym wypadku uznane za milczące przedłużenie  umowy.

Pierwszeństwo najmu 
Bardzo często wynajmujący oferują swoim najemcom tzw. pierwszeństwo najmu. Jest to możliwość wynajmu dodatkowej powierzchni, która zwolni się w budynku i dzięki temu najemca ma zagwarantowane pierwszeństwo przedstawienia mu danej oferty. Dopiero gdy nie będzie zainteresowany najmem — wynajmujący zaprezentuje powierzchnię innym klientom. Pierwszeństwo najmu jest dogodnym rozwiązaniem szczególnie dla branż, w których trudno jest przewidzieć, jakie będzie zapotrzebowanie na pracowników, a co za tym idzie na powierzchnię ich najmu. Warto więc zadbać o tę możliwość i z niej korzystać.

Skorzystaj z aneksu przedłużającego najem

A co gdy okres najmu dobiega końca, a nasza umowa nie zawiera żadnych postanowień dotyczących jej przedłużenia? Czynności tej można zawsze dokonać w drodze porozumienia stron, za pomocą aneksu. W takim dokumencie, oprócz samego przedłużenia stosunku najmu na kolejny okres, wynajmujący i najemca mogą także dokonać korekty pozostałych warunków. W zależności od ustaleń, zmianie może ulec stawka czynszu, wielkość powierzchni najmu, liczba miejsc parkingowych czy inne uzgodnione kwestie. Może się też zdarzyć, że zmianie ulegnie sam  przedmiot najmu. W sytuacji gdy najemca będzie zainteresowany zamianą swojego dotychczasowego biura na inne znajdujące się w budynku. Wtedy najczęściej strony podpisują nową umowę najmu wybranej powierzchni. 

Podejmij się negocjacji

Jako że odnowienie umowy najmu w dłuższej perspektywie będzie korzystne dla obu stron, wynajmującemu również będzie na nim zależało. Dzięki temu masz gwarancję otwartych drzwi na rozmowy oraz negocjacje, z których oczywiście warto korzystać, zwłaszcza jeśli chodzi o umowy wieloletnie, ze stawką zwaloryzowaną inflacją. Jako przedmiot takich negocjacji najczęściej jawią się m.in. odświeżenie lokalu, rearanżacja, zwolnienia czynszowe i renegocjacje czynszu w odniesieniu do stawek rynkowych. W przypadku biur serwisowanych, korzystne ulgi można wynegocjować również w pakiecie dostępu do sal konferencyjnych, umeblowaniu bądź miejscach parkingowych.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy swojej umowie najmu, napisz na [email protected] lub zadzwoń na +48 22 299 17 27. Zapraszamy do kontaktu!