Podejście do renegocjacji należy zacząć w pierwszej kolejności od oceny obecnej umowy najmu, w tym wysokości czynszu, jej długości, klauzul dotyczących przedłużenia oraz wszelkich dodatkowych kosztów (lease abstract). Renegocjacja umowy najmu biura to operacja, która wymaga przemyślanych działań, planowanych z odpowiednim przygotowania i planowania. Oto szczegółowy plan w podziale na kluczowe etapy:

Badanie potrzeb

• Wysłuchanie potrzeb i przeanalizowanie obecnej sytuacji wewnątrz biura.
• Pokazać silne i słabe strony przeprowadzki względem renegocjacji.
• Nakreślenie strategii postępowania i potwierdzenie zasad współpracy.

Identyfikacja problemów

• Obnażenie niedogodności w funkcjonowaniu obecnego biura oraz niesatysfakcjonujących  warunków w umowie najmu.
• Dalsza, wnikliwa analiza umowy najmu.

Analiza budynków konkurencyjnych

• Zebranie i przegląd ofert najmu z okolicznych budynków biurowych.
• Analiza aktualnych warunków na rynku nieruchomości komercyjnych, w tym popytu i podaży.

Doprecyzowanie założeń procesowych

• Zdefiniowanie celów (np. obniżenie czynszu, budżet na rearanżację, dłuższy okres najmu, zmniejszenie bądź zwiększenie powierzchni najmu, dodatkowe usługi).
• Ustalenie realistycznych celów negocjacji na podstawie analizy rynku.

Planowanie działań negocjacyjnych

• Wybór zespołu oraz pracowników odpowiedzialnych za proces po każdej ze stron.
• Zatrudnienie specjalistów, takich jak doradcy nieruchomości biurowych, koordynatorzy budowy czy prawnicy.

Rozpoczęcie negocjacji z wynajmującym

• Przedstawienie własnych propozycji i argumentów, które mają na celu poprawę warunków umowy.
• Organizowanie regularnych spotkań z właścicielem nieruchomości.
• Stworzenie argumentacji popierającej stanowisko najemcy w odniesieniu do danych rynkowych
• Wspólne dążenie do osiągnięcia kompromisu.
• Utrzymanie otwartej i profesjonalnej komunikacji z właścicielem nieruchomości, co nie zawsze jest łatwe.

Finalizacja

• Sporządzenie projektu zmienionej umowy najmu, uwzględniającej uzgodnione warunki.
• Weryfikacja prawna celem zapewnienia zgodności z przepisami i ochrony interesów firmy.
• Podpisanie nowej umowy najmu lub aneksu przez obie strony.

Wdrożenie nowych warunków oraz aktualizacja dokumentów

• Powiadomienie wewnętrznych działów najemcy o zmienionych warunkach, w szczególności finanse, administrację, kadry.
• Zaktualizowanie wszelkiej dokumentacji procesowej oraz odpowiednia jej archiwizacja.
• Dopilnowanie dostarczenia zaktualizowanych zabezpieczeń lub ubezpieczeń zawartych w umowie.

Bieżąca weryfikacja ustaleń

• Monitorowanie nowej umowy i regularna jej ocena w kontekście przestrzegalności nowych zapisów.
• Bycie przygotowanym na dalsze negocjacje, jeśli zajdzie taka potrzeba w przyszłości.

Każdy z tych elementów odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że proces renegocjacji przebiegnie gładko, z minimalnym zakłóceniem działalności firmy Dzięki szczegółowemu planowaniu i podzieleniu procesu na etapy, renegocjacja umowy najmu może przebiec sprawnie i bez większych problemów.

Masz problemy z organizacją całego procesu, brakuje Ci czasu na to dodatkowe zajęcie? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń bezpośrednio. Chętnie pomożemy!