Funkcjonowanie każdej organizacji wiąże się z tym, że na pewnym etapie pojawia się potrzeba zmiany siedziby. Powodów może być wiele: dalszy rozwój i konieczność zwiększenia powierzchni, chęć przeniesienia się do bardziej prestiżowej lokalizacji, redukcja kosztów najmu czy zmiana modelu pracy i optymalizacja wykorzystywanej przestrzeni.

Niezależnie od przyczyn relokacji, wynajem powierzchni biurowej to proces złożony i czasochłonny. Oznacza to, że decyzję o zmianie siedziby należy planować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. To przedsięwzięcie wymaga nie tylko cierpliwości, ale przede wszystkim odpowiedniego przygotowania. 

Zacznij od definicji potrzeb i oceny możliwości

Obok pytania: “czy powinniśmy się przeprowadzić?” warto postawić też drugie: “czego tak naprawdę potrzebujemy?”. Zmiana lokalizacji nie oznacza jedynie zmiany adresu w KRS, ale odpowiada m.in. za komfort pracowników, ich chęć pracy z biura, a przede wszystkim wizerunek firmy. Na wynajem nowej powierzchni biurowej należy zatem spojrzeć nie tylko jak na pozycję w kolumnach po stronie OPEX i CAPEX, ale jak na inwestycję w dobrostan całej firmy. 

Poniżej podajemy 3 kluczowe aspekty, które firma powinna przeanalizować przed przystąpieniem do poszukiwań:

1. Model pracy firmy

Przeprowadzenie wewnętrznej analizy, pozwala zrozumieć w jakim modelu pracy funkcjonuje firma – w których działach sprawdza się model pracy hybrydowej i system desk-sharing, a w których musimy zapewnić stałe miejsca pracy. Pozwoli to na określenie optymalnej powierzchni i uniknięcie płacenia za zbędny metraż w przyszłości. Aby oszacować powierzchnię jakiej będziemy potrzebować dla zespołu, można pomóc sobie standardami rynkowymi, które określają liczbę metrów kwadratowych przypadających na jednego pracownika: 

• 6–8 m²/os. – model zagęszczony, charakteryzujący duże centra operacyjne (np. BPO/SSC),
• 10–12 m²/os. – model optymalny, zapewniający zrównoważony balans między strefą pracy, a dodatkowymi strefami typu sale konferencyjne, kuchnia itp.
• 15 m²+/os. – model komfortowy, często spotykany w branżach kreatywnych.
  

Przy szacowaniu potrzebnych mkw uwzględnić należy także planowane procesy rekrutacji lub restrukturyzacji w firmie.

Powierzchnia netto, a powierzchnia brutto – zobacz poprzedni artykuł.

2. Budżet na wynajem

Już w trakcie przeprowadzania wewnętrznej analizy, powinniśmy rozpocząć określenie ram finansowych. Budżet powinien zostać zdefiniowany w oparciu o możliwości przedsiębiorstwa. Ważne jest, by założenia finansowe zostały uwzględnione w planie operacyjnym na kolejne lata funkcjonowania organizacji. 

Więcej o planowaniu budżetu na najem biura przeczytasz w artykule “Najem biura – przygotuj budżet na spokojny sen”

3. Lokalizacja

Znając odpowiedzi na postawione wcześniej pytania możemy skupić się na lokalizacji.  Jednym z pierwszych pytań doradcy ds. nieruchomości będzie, jaki obszar rozważamy – czy skupiamy się na konkretnej dzielnicy danego miasta, czy pozwalamy sobie na szerzej zakrojone poszukiwania. Warto zebrać informacje z jakich środków komunikacji korzystają nasi pracownicy, skąd oraz jak często dojeżdżają do biura i ile czasu muszą poświęcić na dojazdy. Jeśli firma przyjmuje gości warto zadać sobie pytanie również w jaki sposób dojeżdżają do nas nasi kontrahenci, czy korzystają z komunikacji publicznej, czy należy zapewnić im dostęp do miejsca parkingowego.

Od ogółu do szczegółu – proces wynajmu biura krok po kroku

# Long i short lista ofert

Skoro zdefiniowaliśmy nasze podstawowe potrzeby oraz możliwości, możemy rozpocząć etap tak zwanej “long listy”, a więc szerokiego przeglądu dostępnych na rynku lokalizacji, które będą odpowiadać naszym założeniom. Na tej podstawie zwyczajowo dokonujemy wyboru od trzech do czterech budynków, tworząc tzw. “short listę” i planując osobiste wizytacje na powierzchni. W tym momencie cały proces przestaje być jedynie cyfrowy, opuszczając wirtualną rzeczywistości maili i tabel. Spotkania na miejscu pozwalają poznać budynek i jego otoczenie, zweryfikować rozwiązania technologiczne i zapoznać się z  oferowanym standardem.  Obejrzenie przestrzeni, którą dotychczas widziało się jedynie na rzucie i zdjęciach pomoże nam zdecydować, czy to właśnie tej lokalizacji poszukujemy. 

# Wyjściowa oferta komercyjna

Na tym etapie “w grze” pozostają zazwyczaj dwie do trzech lokalizacji i to właśnie od nich otrzymuje się wyjściową ofertę komercyjną. Wynajmujący przedstawia ofertową stawkę czynszu, potwierdza zakres opłat eksploatacyjnych oraz występujące pozostałe koszty, a także przedstawia dodatkowe zachęty finansowe takie, jak wysokość wkładu wynajmującego w prace aranżacyjne (budżet na fit-out) oraz proponowane wakacje czynszowe (okres rent free). Tutaj ponownie wracamy do tabel i porównujemy otrzymane dane. Na tym etapie dobrze widzimy, czy mieścimy się w budżecie, czy też musimy dopasować nasze oczekiwania do rzeczywistości. 

# Space plan

Zanim podejmiemy decyzję, warto spojrzeć na to, jak może wyglądać nasza nowa przestrzeń biurowa. Nieoceniony w tym zakresie jest space plan, czyli rysunek będący planem funkcjonalnym przyszłego biura. To właśnie on pokazuje, czy nasze założenia mają przełożenie na rzeczywistość, a także, czy planowany wcześniej układ pozwala na optymalne rozmieszczenie wyposażenia. Nie są to jedyne powody, dla których space plan pozostaje istotną częścią całego procesu najmu. Odpowiednio przygotowany rysunek pozwala na zaplanowanie powierzchni biurowej z podziałem na odpowiednie strefy, a co za tym idzie, pokazuje czy planowany metraż pozwoli na skuteczną działalność operacyjną firmy. Może być tak, że finalna powierzchnia będzie musiała się zwiększyć, lub wręcz przeciwnie, że początkowe założenia były zbyt ambitne i tę samą funkcjonalność da się uzyskać na mniejszej przestrzeni.

# Wycena prac remontowych

Gdy space plan zostanie zaakceptowany, przechodzimy do wyceny prac remontowych. Przygotowanie kalkulacji kosztów dostosowania powierzchni może potrwać od 2 do 3 tygodni. Czas oczekiwania na przygotowanie wyceny warto poświęcić np. na zapoznanie się z zapisami w umowie najmu i rozpoczęcie negocjacji poszczególnych zapisów. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu i dwutorowe prowadzenie procesu.

# Negocjacje zapisów umowy

Rozmowy przy przysłowiowym stole negocjacyjnym to nie tylko walka o finalną stawkę czynszu, czy zwiększenie udziału wynajmującego w kosztach prac remontowych. Istnieje wiele innych czynników, których zapisanie w umowie pozwala na zadowolenie obu stron i uniknięcie ewentualnych niedogodności w przyszłości. Negocjując umowę najmu warto skupić się na zabezpieczeniu swoich interesów długofalowo. Zwróć uwagę na: 

• ustalenie wskaźnika indeksacji i ewentualnych limitów wzrostu, co w przyszłości uchroni firmowy budżet przed skokami inflacji,
• jasno zdefiniowany podział odpowiedzialności prac wykończeniowych,
• możliwość podnajmu lub pierwszeństwo do najmu sąsiedniej powierzchni biurowej.

# Rozpoczęcie remontu

Podpisanie umowy najmu nie oznacza jednak końca całego procesu. Daje ono “zielone światło” na rozpoczęcie prac ekip remontowych. Jest to więc intensywny czas prac aranżacyjnych, a właściwy nadzór tego etapu gwarantuje, że lokal zostanie oddany w terminie. Po przeprowadzeniu remontu i dopasowaniu powierzchni do nowego najemcy, następuje odbiór lokalu i nowego wyposażenia biurowego, który również powinien zostać zaplanowany z wyprzedzeniem i uwzględniony w terminarzu procesu.

Najem powierzchni biurowej jest więc procesem złożonym, wymagającym wielokrotnego weryfikowania pierwotnych założeń, elastyczności i nierzadko cierpliwości. Starannie przeprowadzony i skutecznie nadzorowany pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i emocje, ale także efektywnie wykorzystać dostępne środki i znaleźć optymalne rozwiązania dla każdej organizacji.

Szukasz kompleksowego doradztwa w zakresie nieruchomości biurowych? Skontaktuj się z nami:

BNM – Real Estate Advisory
➡️ [email protected]
➡️ +48 574 238 708