Zmiana biura (również renegocjacje czy przebudowa) to wieloetapowy proces, który wymaga odpowiednio przygotowanej strategii i planu działania. Dotyczy ona zazwyczaj trzech głównych obszarów:

1. Zakresu projektu
2. Ram czasowych
3. Budżetu

Ostatnie lata pokazały, że zwłaszcza ostatni – dotyczący finansowych aspektów projektu, wymaga wyjątkowej uwagi. Bez odpowiednio przygotowanego harmonogramu i predykcji przepływów pieniężnych, przedsiębiorcy podchodzący do poszukiwań nowej siedziby wystawiają się na spore ryzyko.

Po co nam budżet?

Bougette to ze starofrancuskiego mała sakiewka lub woreczek. Zapożyczony przez ludy anglojęzyczne wyraz używany był na określenie torby, w której urzędnicy finansowi przenosili pieniądze i dokumenty. Czy w tamtym czasie wiadomo już było, jaką karierę zrobi to niepozorne słowo?

Budżet, w dzisiejszym rozumieniu, to zestawienie przychodów i wydatków przeznaczonych na dany cel, w pewnym okresie czasu. W ramach procesu wynajmu czy kupna nieruchomości będzie kluczowym aspektem pozwalającym nie tylko zapewnić ciągłość finansową przedsięwzięcia, ale przede wszystkim określić skalę i możliwości już na starcie projektu.

Podchodząc do zmiany obecnej siedziby musimy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Przygotowanie budżetu już na początku działań pozwala przede wszystkim ograniczyć ryzyko związane z przeskalowaniem i określić, które z założeń firmy możemy zrealizować i w jakich ramach.

Kiedy potrzebujemy budżetu?

Założenie budżetowe w formie kwoty, którą możemy wydać na dane przedsięwzięcie, warto zrobić zawsze. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu już przy poszukiwaniu lokalizacji. Natomiast szczegółowy przepływ pieniężny jest niezbędny przy projektach z długoterminowymi kontraktami.

Przygotowanie budżetu można podzielić na dwa etapy:

I. Prognozowanie: podchodzimy do niego szacunkowo, na początkowym etapie procesu, po rozpoznaniu potrzeb i przygotowaniu pierwszych harmonogramów czasowych projektu.

II. Budżet właściwy:
A) Dotyczący kosztów wynikających z umowy najmu oraz projektowania – pojawi się już po wyborze lokalizacji, na końcowym etapie negocjacji.
B) Określający realne wydatki na fit-out, będzie możliwy po wycenie aranżacji, a uzupełniony po projekcie wykonawczym.

Capex i Opex

Koszty, które pojawiają się przy zmianie biura można pogrupować, zależnie od ich przeznaczenia na:

• Capex (Capital Expenditures) – wydatki inwestycyjne, zazwyczaj jednorazowe. Zaliczają się do nich koszty zabezpieczenia umowy, czyli depozyt czy akt notarialny, ale także wszelkie nakłady na aranżację nowego biura, a więc koszty prac budowlanych, urządzeń z zakresu AV i IT, elementów dekoracyjnych biura, brandingu czy wyposażenia (również rośliny czy systemy zarządzania parkingiem, salami spotkań itp.),
• Opex (Operating Expenditures) – wydatki operacyjne, a więc te związane z utrzymaniem biura. Do najważniejszych, które pojawią się przez cały czas trwania najmu należą: czynsz za powierzchnię i miejsca parkingowe, opłaty eksploatacyjne, opłaty za media, leasing urządzeń biurowych.

Wydatki na capex pojawiają się głównie w fazie projektowania i budowy nowej powierzchni. Ich optymalizacji sprzyja dobrze wynegocjowana i rozłożona w czasie kontrybucja od wynajmującego. Koszty opexowe są zobowiązaniem stałym i długoterminowym, wpływ na ich fluktuację mają zmiany wskaźników finansowych (inflacja, kurs walutowy), owocujące waloryzacją, czy zmianą wysokości raty, ale również ilość i rozkład zwolnień z czynszu.

Prognozowanie, a rzeczywistość

Założenia budżetowe mogą być bardzo wydajnym narzędziem przy budowaniu harmonogramu procesu najmu biura oraz znacznie ograniczać ryzyka związane z nieprzewidzianymi wydatkami, opóźnieniami czy wprowadzanymi na dalszych etapach zmianami.

Aby jednak stały się wymierne, muszą być przygotowane w oparciu o znajomość rynku najmu powierzchni biurowych i realnie możliwe do osiągnięcia warunki komercyjne. Tutaj niezbędna jest pomoc specjalisty, który jest w stanie opracować, a na dalszym etapie wynegocjować, odpowiednie liczby.
Przy dogłębnie przeanalizowanych potrzebach ilościowych (metraż, liczba pracowników przebywających na stałe w biurze vs. praca rotacyjna) oraz założeniu odpowiedniego zapasu, sprawdzalność prognoz względem ostatecznego budżetu może być bardzo wysoka, z odchyleniami do 10%.

Case study

W zeszłym roku zgłosiła się do nas firma z branży logistycznej, poszukująca nowej powierzchni biurowej dla swojego zespołu – około 1500 m2. Po przeprowadzeniu ankiety wśród pracowników najemcy, podjęto decyzję o relokacji do innej części miasta oraz planowanych zmianach organizacyjnych.

Już w początkowej fazie wspólnej pracy nad projektem zostaliśmy poproszeni o przygotowanie modelowego prospektu finansowego, który pozwoli najemcy na określenie budżetu na najbliższe dwa lata funkcjonowania – w tym podpisanie nowej umowy najmu, wpłatę zabezpieczeń oraz przebudowę nowej powierzchni.
Nie wiedząc jeszcze, jaki budynek zostanie wybrany, zbudowaliśmy na podstawie przykładowego space planu i odpowiedniego metrażu prognozę budżetową z podziałem na opex i capex, zakładającą wpływy i wydatki najemcy.

Na kolejnym etapie współpracy, mając już więcej danych: powierzchnię, space plan oraz wynegocjowane warunki komercyjne dla umowy 8-letniej, podeszliśmy do pierwszej pełnej wyceny projektu z wykonawcami. Nasza prognoza różniła się od rzeczywistego budżetu zaledwie o ok. 2%. Biorąc pod uwagę dodatkowe koszty, które najczęściej pojawiają się na dalszych etapach, nie przekroczymy progu błędu ustawionego na 10%.

Dzięki wczesnym działaniom udało nam się nie tylko zaplanować wydatki, ale również ustalić wysokość i rozłożenie zachęt finansowych ze strony wynajmującego, których potrzebowaliśmy, aby zrealizować projekt w wyznaczonych ramach.

Dobre narzędzia to podstawa każdego specjalisty w swoich fachu, dlatego przygotowaliśmy zestaw plików, które ułatwiają pracę Leasing Advisorom, a jednocześnie powodują że dla najemcy ten skomplikowany proces staje się bardziej zrozumiały i przejrzysty. Plik z budżetowaniem jest częścią autorskiej Księgi Procesu, którą stworzyliśmy na potrzebny długotrwałych i złożonych procesów. Zapraszamy do współpracy!