Wsłuchując się w potrzeby firm poszukujących odpowiedniej siedziby do prowadzenia biznesu, obok kosztów, które są jednym z głównych kryteriów, dla wielu z nich równie ważne jest umeblowanie, sala do spotkań z klientami, reprezentacyjność budynku, wsparcie administracyjne, elastyczna długość umowy czy dostępność biura od zaraz. Dostępne na rynku rozwiązania w postaci biur serwisowanych, pozwalają oszczędzić czas i pieniądze przedsiębiorców. BNM- Real Estate Advisory, zajmujące się pośrednictwem w wynajmie biur dla małych i średnich firm, podpowiada dla kogo takie rozwiązanie jest odpowiednie oraz jakie są ceny wynajmu biur w Warszawie.

W ciągu ostatniego roku na warszawskim rynku przybyło kilkanaście nowych powierzchni oferujących biura serwisowane lub ściślej ujmując – urządzone biura z pakietem usług i korzyści, przeznaczone głównie dla mniejszych lub średnich przedsiębiorstw – obecnie jest ich ponad 40. Nie bez powodu rynek dobrze przyjął tego typu produkt, bo dla wielu firm jest to idealne rozwiązanie – wygodne i często korzystniejsze cenowo niż biuro konwencjonalne. Biuro serwisowane to nie tylko umeblowane biuro z dostępem do Internetu, dostępem do energii elektrycznej, toalet, aneksu kuchennego. To przede wszystkim wysoka jakość świadczonych usług, reprezentacyjna recepcja, która odbiera i wysyła naszą pocztę oraz wita naszych gości, kawa i herbata dla firmy i jej gości, dostęp do sal konferencyjnych i urządzeń wielofunkcyjnych bez konieczności posiadania własnych.

Dopasowane do potrzeb firmy

Biuro serwisowane jest odpowiednim produktem dla wybranych grup przedsiębiorców. Firma potrzebująca nowej siedziby powinna je rozważyć, jeśli część z poniższych stwierdzeń pasuje do jej aktualnej sytuacji:

1. Potrzebujemy gotowego biura z meblami, aby nie tracić czasu na szukanie zarówno biura, jak i mebli.
2. Za pół roku planujemy się powiększyć i będziemy potrzebowali dodatkowych stanowisk do pracy.
3. Wprowadzimy się od zaraz, jeśli znajdziemy odpowiednią ofertę.
4. Jedna faktura za wynajem biura, prąd, Internet, wyposażenie kuchni i sprzątanie byłaby idealnym rozwiązaniem.
5. Chcemy, żeby ktoś za nas dbał o czystość biura, toalet i wyposażenie kuchni.
6. Potrzebujemy wsparcia przy obsłudze poczty przychodzącej i wychodzącej.
7. Powinniśmy pracować w reprezentacyjnym budynku, bo pierwsze wrażenie naszych klientów jest dla nas bardzo ważne.
8. Sala do spotkań z klientami będzie nam potrzebna kilka razy w tygodniu.
9. Zespół kilku osób potrzebuje biura na 6 miesięcy, gotowego do wprowadzenia.
10. Właściciele firmy i klienci oczekują obsługi w języku angielskim.

Ze spostrzeżeń Biura Na Miarę wynika, że najczęściej z takich rozwiązań korzystają przedsiębiorstwa zatrudniające do 10 osób lub firmy prowadzące czasowe projekty. Pod kątem rodzaju budynku, zdecydowaną większość stanowią powierzchnie w biurowcach, ale można też znaleźć przykłady powierzchni w kamienicach biurowych. Najwięcej biur serwisowanych znajduje się w Śródmieściu, kolejne dzielnice to Wola, Mokotów, Ochota, Praga, Ursus.

Podział kosztów pozwala zaoszczędzić

Pomimo, że na pierwszy rzut oka biuro serwisowane nie wydaje się być najtańszym rozwiązaniem, punkt widzenia zmienia się, gdy dobrze policzymy wszystkie wydatki związane z funkcjonowaniem biura, czas który jest na to poświęcany i jakość jaką otrzymujemy. Aby lepiej zrozumieć to zagadnienie, porównamy składowe koszty rocznego wynajmu pokoju biurowego i biura serwisowanego przy zachowaniu podobnej jakości usług, dla trzech pracowników.

PRZYKŁAD. Miesięczny czynsz za nieumeblowany pokój biurowy dla 3 osób (ok. 20 mkw.) w budynku średniej klasy w Śródmieściu wynosi około 1500 zł netto miesięcznie. Do prowadzenia biznesu niezbędny będzie nam Internet (ok. 100 zł/m-c), media (ok. 100 zł/m-c), meble 6000 zł (rozbite na rok po 500 zł/m-c), codzienne sprzątanie biura (600 zł/m-c), czas potrzebny na zarządzanie biurem administracja biura (2000 zł/m-c), urządzenie wielofunkcyjne oraz jego eksploatacja (ok. 200 zł/m-c). Koszty dodatkowe, aby uatrakcyjnić pracę to np. ekspres do kawy oraz eksploatacja (ok. 200 zł/m-c), spotkania z klientami w salkach konferencyjnych pięć razy w miesiącu (500 zł/m-c). Łączny koszt to 5700 zł miesięcznie, czyli 1900 zł na jedną osobę, przy czym jesteśmy w budynku średniej klasy, salki trzeba organizować na zewnątrz lub wynajmować dodatkowy mały pokój, dbać o prawidłowe funkcjonowanie sprzętów, a na każdą z usług opłacać odrębną fakturę.

Ceny biur serwisowanych będą zależne od lokalizacji, standardu budynku oraz indywidualnych potrzeb firmy. Zaczynającym przedsiębiorcom zawsze radzimy, aby nie mnożyć kosztów w pierwszym roku prowadzenia firmy stąd dla nich będą dedykowane rozwiązania tańsze, ale niekoniecznie gorsze, gdyż cena za stanowisko będzie oscylowała od 900-1100 zł netto. Firmy, które czują się na siłach i wiedzą, że podołają wydatkowi w granicach 1200-1600 zł doradzimy w najszerszym zakresie, gdyż tych biur jest obecnie najwięcej na rynku, a możliwości negocjacyjne w zależności od długości kontraktu zawsze są – wiadomo Polacy lubią się targować. Produktów z segmentu „Premium” na rynku nie brakuje. Są one dedykowane dla przedsiębiorców gotowych przesiąść się z Forda do Ferrari. Ceny zaczynają się od 1700 zł za stanowisko pracy.

Porównanie kosztu utrzymania biura tradycyjnego i serwisowanego dla trzech osób

Główna oszczędność wynika z podziału kosztów administracyjnych pomiędzy wszystkimi firmami znajdującymi się na tym samym piętrze. Chodzi przede wszystkim o koszt administrowania biurem oraz opłaty za media w częściach wspólnych. Warto wspomnieć również o braku konieczności zakupu mebli i sprzętów biurowych, a także o olbrzymiej oszczędności czasu, który można przeznaczyć na zarabianie.

Przeglądaj bezpłatnie oferty biur gotowych do wprowadzenia razem z nami. Zadzwoń do nas pod numer 22 299 17 27 lub napisz na [email protected], wybierz propozycje i umów się na prezentację.