Na rynku występuje co najmniej kilka instrumentów pozwalających wynajmującemu (właścicielowi nieruchomości) zabezpieczyć się przed najemcą, który uchyla się od płatności czynszu lub zdaje lokal w znacznie pogorszonym stanie. Przy niewielkich powierzchniach biurowych jako zabezpieczenie zazwyczaj pojawia się tylko depozyt pieniężny (kaucja), jednak przy większych zobowiązaniach pojawiają się już dodatkowe zabezpieczenia. Poniżej przedstawiam i krótko opisuję te najczęściej spotykane.

Depozyt pieniężny (kaucja)

Depozyt jest jednym z podstawowych sposobów zabezpieczenia umowy najmu. Jest to określona suma pieniężna, która ma być gwarancją dotrzymania zobowiązania oraz stanowi odszkodowanie, w razie jego niedopełnienia. Wynajmujący przed przekazaniem lokalu otrzymuje depozyt, który może zaspokoić wierzytelności wynikające z zaległości w zapłacie czynszu i innych opłat lub w przypadku, kiedy to lokal po zakończeniu umowy najmu jest w stanie pogorszonym ponad normalne używanie. W przypadku kiedy wynajmujący musiałby sięgnąć po depozyt za nieopłacony miesiąc czynszu, wtedy najemca powinien uzupełnić go do ustalonej wysokości w terminie określonym w umowie.
Umowa najmu powinna dokładnie wskazywać jakie roszczenia mogą zostać zaspokojone z depozytu (np. zaleganie z czynszem, opłatami za media, przywrócenie lokalu do  stanu sprzed rozpoczęcia najmu). Po zakończeniu umowy najmu i uregulowaniu wszystkich zobowiązań depozyt powinien zostać nam zwrócony. Jego wysokość wynosi zazwyczaj odpowiednio 2-3 krotność miesięcznych kosztów brutto.

Gwarancja bankowa

Jest to kolejny skuteczny sposób na zabezpieczenie umowy najmu, lecz w tej sytuacji gwarantem jest bank. To pisemne zobowiązanie banku do zapłacenia określonej sumy pieniężnej na konto wynajmującego, jeżeli najemca nie wywiąże się ze zobowiązań zawartych w gwarancji. Treść gwarancji określa rodzaj i zakres zobowiązania oraz warunki, w których ma nastąpić wypłata z gwarancji. Jest ona udzielana na konkretną kwotę lub do określonej górnej granicy kwoty, do wysokości której mogą nastąpić z niej wypłaty. Zleceniodawca (najemca) nie jest stroną gwarancji – stronami są bank (który jest gwarantem) oraz beneficjent gwarancji (podmiot uprawniony, w naszej sytuacji jest to wynajmujący).

Gwarancja bankowa w odróżnieniu do depozytu może również pozytywnie wpływać nasz wizerunek w oczach wynajmującego, ponieważ jest ona udzielana podmiotom, które są w dobrej kondycji finansowej i rokują zachowanie podobnego stanu przynajmniej w trakcie trwania ważności gwarancji. Najczęściej gwarancja jest wymienna z depozytem, tzn. najemca ma wybór jedno albo drugie, a także może zmieniać formę w trakcie trwania umowy.

Art. 777 „Siódemki”

Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 §1 pkt 4 KPC. Tytułem egzekucyjnym jest akt notarialny, w którym dłużnik poddaje się egzekucji i obejmuje obowiązek zapłaty określonej sumy pieniężnej lub wydania przedmiotu najmu, gdy termin zapłaty, uiszczenia lub wydania jest w akcie wskazany. Ten zapis pozwala wynajmującemu skutecznie wyegzekwować swoją należność w przypadku uchylania się od zapłaty czynszu, udając się bezpośrednio do komornika (po nadaniu przez sąd klauzuli wykonalności). Pozwala to wynajmującemu uniknąć długotrwałego i kosztownego procesu sądowego. Należy jednak pamiętać o szczególnej formie klauzuli oraz o tym, że w przypadku jej złego sporządzenia staje się ona niewykonalna.

Poręczenie

Kolejnym zabezpieczeniem umowy najmu może być poręczenie. Jest to instytucja, w której poręczyciel zobowiązuje się do pokrycia naszych wierzytelności w sytuacji kiedy zalegalibyśmy z opłatami wynikającymi z tytułu najmu. W przypadku kiedy zalegalibyśmy z zapłatą czynszu, wtedy wynajmujący kieruje się do naszego poręczyciela i to on pokrywa nasze wierzytelności. W tym momencie wstępuje na miejsce naszego wierzyciela i to jemu musimy zwrócić wszystkie zaległe należności, które za nas uregulował. To rozwiązanie pozwala wynajmującemu uniknąć sytuacji, w której najemca uchyla się od płatności, ponieważ wszystkie zaległe opłaty regulowane są przez jego poręczyciela.

Rozwiązanie to stosowane jest przeważnie wtedy, gdy najemcą jest zbyt mało wiarygodny finansowo podmiot, np. młoda spółka. Wtedy poręczycielem może być np. spółka matka, udziałowiec lub inny podmiot o wysokiej wiarygodności finansowej.

Powyższe treści nie są poradami prawnymi, są to moje spostrzeżenia i informacje wynikające z praktyki zawodowej.