To pytanie jest dla najemcy biurowego niczym słynne “być albo nie być”, ale również dla samego wynajmującego, który dba  o jak najniższy wskaźnik pustostanu w swoim budynku. 

Relokacja (zmiana obecnej lokalizacji) i renegocjacje (przedłużenie obecnego kontraktu na nowych warunkach) to dwie z głównych opcji postępowania na wypadek kończącej się umowy najmu. Zdarza się, że są one połączone z konsolidacją (połączenie kilku jednostek terenowych) czy rozszczepieniem biznesu (rozlokowanie poszczególnych działów w skuteczny finansowo i logistycznie sposób).

Zdecydowana większość firm decyduje się na renegocjowanie swoich kontraktów, aczkolwiek wraz z dostarczaniem nowej podaży na rynek biurowy firmy idą z duchem czasu i wspinają się po drabinie ESG do tych budynków, które oferują najbardziej “zielone” rozwiązania.

Które rozwiązanie wybrać?

Jeśli głównym celem jest obniżenie kosztów i firma jest elastyczna co do lokalizacji, relokacja może okazać się bardziej opłacalna. Jeśli jednak stabilność i minimalizacja zakłóceń w działalności są priorytetem, renegocjacja będzie lepszym wyborem. Zanim zdecydujemy się na wybór drogi związanej z poszukiwaniem nowej lokalizacji lub pozostaniem w obecnej, powinniśmy przeanalizować poniższe obszary:

• wykonać badanie środowiska pracy;
• zerknąć w kontrakty i sporządzić odpowiednie zestawienia tabelaryczne;
• zweryfikować potrzeby działów i pracowników;
• przeanalizować częstotliwość uczęszczania naszych pracowników do biura;
• możliwości techniczne przebudowy biura i samego budynku;
• stworzyć analizę porównawczą opcji dostępnych na rynku względem obecnego kontraktu.
  

Komu i co bardziej się opłaca?

Nie ma na to pytanie uniwersalnej odpowiedzi. Każdorazowa decyzja wymaga indywidualnego rozpatrzenia, wyliczeń i analizy w odniesieniu do sytuacji rynkowej. Jedno jest pewne, aby podejść do tematu rzetelnie trzeba zaplanować odpowiednie działania ze swoim doradcą z odpowiednim wyprzedzeniem. Nagłe podjęcie decyzji może spowodować:

• utratę zaufania pracowników;
• spowolnienie tempa rozwoju firmy;
• wprowadzenie chaosu administracyjno-finansowego.

Zalecanym rozwiązaniem jest prowadzenie dwóch procesów równolegle. Czy to oznacza dwa razy więcej doradców? Powinno. Dobra firma doradcza posiada zasoby, aby zespoły działały niezależnie w dwóch obszarach: podczas gdy zespół pierwszy reprezentuje najemcę w rozmowach z wynajmującym, zespół drugi robi analizę rynku w obrębie opcji wyjścia. Na koniec dnia chodzi o znalezienie najlepszego rozwiązania na dany moment.

Równoczesne działanie w obszarze renegocjacji oraz poszukiwania nowego biura równocześnie, przy wsparciu doradcy nieruchomości to strategia, która pozwala firmom na maksymalizację korzyści i minimalizację ryzyka związanego z decyzją o dalszym najmie przestrzeni biurowej. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą:

• zwiększyć swoją siłę negocjacyjną dzięki alternatywom;
•  zachować elastyczność czasową by uniknąć presji związanej z terminami;
• dokładniej porównać dostępne opcje i podjąć bardziej świadomą decyzję;
• zredukować ryzyko związane z wyborem odpowiedniej opcji.
  

Rola doradcy ds. najmu w procesie analizy rozwiązań

Rola firmy doradczej w procesie analizy ryzyka związanego z podjęciem decyzji (czy relokacja czy renegocjacja?) jest kluczowa, gdyż posiada szeroką bazę danych o aktualnie dostępnych powierzchniach biurowych oraz wiedzę o najnowszych trendach rynkowych. Dzięki ich wsparciu i doświadczeniu, firma może uzyskać lepsze oferty i warunki.

Firmy doradcze mogą dostarczyć szczegółowe analizy kosztów, co umożliwia firmie dokonanie właściwego wyboru. Pomogą w ocenie różnych lokalizacji pod kątem dostępności transportu, udogodnień, infrastruktury oraz przyszłego potencjału rozwoju, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu firmy.

Wysokie umiejętności negocjacyjne twardo wspierają działania oparte na liczbach. Warto pamiętać, że zwieńczeniem miesięcy pracy są umowy, które Twój doradca powinien dostarczyć sprawdzone, do podpisu osób decyzyjnych.

Dla kogo lepsza będzie relokacja, a dla kogo renegocjacje?

Relokacja jest bardziej opłacalna dla firm poszukujących oszczędności, funkcjonalnej elastyczności oraz nowoczesnej infrastruktury, a także dla tych niebojących się zarządzać procesem przenosin bez zakłóceń w działalności.
Renegocjacja jest korzystniejsza dla firm ceniących stabilność, zarządzających dużymi zespołami lokalnych pracowników, gdzie występują silne powiązania z otoczeniem. Ograniczony budżet na dodatkowe koszty związane z przeprowadzką przesądzi sprawę.

Ostateczna decyzja powinna być podjęta po dokładnej analizie potrzeb, szans, zagrożeń, korzyści oraz kosztów.

Podsumowanie

Czy renegocjacje umów najmu stały się rozwiązaniem na wyzwania makroekonomiczne? Niewątpliwie rozmowy na temat zmiany warunków umowy należy rozpocząć z wyprzedzeniem. Zyskamy wówczas czas potrzebny na wybranie najlepszej strategii dla naszej organizacji. Jeśli towarzyszą nam wątpliwości jaką ścieżkę wybrać dla swojego przedsiębiorstwa, zasadnym jest uzyskanie opinii i analizy rynkowej od Doradcy ds. najmu z BNM – Real Estate Advisory.

Zapraszamy do skorzystania z naszych usług dotyczących zarówno przy poszukiwaniu nowych lokalizacji, jak i w przypadku renegocjacji, kończącej się umowy najmu. 

Nasz zespół to doświadczeni profesjonaliści, którzy pomagają najemcom przeprowadzić się bez stresu i zapewnią najlepsze warunki wynajmu. Zadbamy o każdy aspekt przeprowadzki, od znalezienia idealnego lokalu, przez organizację transportu, aż po wsparcie przy formalnościach. Skontaktuj się z nami – razem stworzymy przestrzeń, w której ludzie i biznes będzie się rozwijać.

RELOKACJA

Zalety

• Niższe koszty najmu. Przeprowadzka do nowego miejsca może oznaczać niższe czynsze, zwłaszcza jeśli nowa lokalizacja jest mniej prestiżowa, leży poza centralnym obszarem miasta lub przeprowadzamy się do mniejszego biura. Oszczędność może też mieć związek z ekologicznym budynkiem, który potrzebuje mniej energii i jest dobrze zarządzany.
• Lepsza infrastruktura. Nowe biura mogą oferować nowoczesne wyposażenie, lepszą technologię i bardziej efektywne czy elastyczne układy przestrzenne, dopasowane do zmieniających się warunków i oczekiwań organizacji.
• Elastyczność umowy. Jeżeli najemca decyduje się na umieszczenie swojej organizacji w biurze serwisowanym jego umowa najmu może być bardziej elastyczna, dostosowana do aktualnych potrzeb firmy w szczególności w kontekście długości kontraktu.
• Lepsze warunki komercyjne. Możliwość wynegocjowania, korzystniejszych warunków umowy z nowym wynajmującym, choćby z uwagi na indeksację czynszu w kończącym się kontrakcie.
• Nowe ,,pachnące biuro” = nowa produktywność. Przenosiny do nowego biura, zapach nowej wykładziny, czyste ściany i ogólnie nowy wystrój, może być motorem napędowym dla zespołów, zwiększa jego produktywność oraz motywację do pracy.

Wady

• Koszty przeprowadzki. Przeniesienie biura wiąże się z kosztami logistycznymi, które mogą być znaczne (transport, prace adaptacyjne, nowe meble, przerwy w pracy).
• Zakłócenia w działalności. Relokacja może wpłynąć na ciągłość operacji biznesowych, powodując zakłócenia i przestoje.
• Utrata pracowników. Zmiana lokalizacji może być niewygodna dla części pracowników, co może skutkować ich odejściem.
• Budowanie od nowa. Konieczność budowania nowych relacji z sąsiadującymi firmami i dostosowania się do nowego otoczenia.

RENEGOCJACJE

Zalety

• Oszczędność czasu i pieniędzy. Renegocjacja warunków najmu nie wiąże się z kosztami przeprowadzki ani przerwami w działalności.
• Ciągłość w działalności. Firma może kontynuować swoje operacje bez zakłóceń związanych z relokacją.
• Lepsze warunki najmu. Możliwość wynegocjowania niższego czynszu lub dodatkowych korzyści (np. lepsze warunki dotyczące remontów) w miejscu, które jest już znane i wygodne dla pracowników.
• Zatrzymanie kluczowych pracowników. Brak zmiany lokalizacji oznacza mniejsze ryzyko utraty pracowników z powodu niewygodnej nowej lokalizacji.

Wady

• Ograniczona możliwość zmiany. Renegocjacja może nie przynieść oczekiwanych korzyści, jeśli właściciel nieruchomości nie jest skłonny do ustępstw.
• Brak modernizacji. Pozostanie w tym samym biurze może oznaczać konieczność akceptacji starszej infrastruktury i mniejszych możliwości modernizacji.
• Zależność od właściciela. Firma może być nadal zależna od właściciela nieruchomości, co może ograniczać elastyczność działania w przyszłości.
• Mniejsza motywacja do inwestycji. Wynajmujący, który wie, że najemca chce pozostać, może nie być skłonny do inwestowania w poprawę warunków najmu.