Przygotowanie do relokacji biura zaczyna się od zrozumienia jej celów i potrzeb. To nie tylko zmiana adresu – to okazja do poprawy funkcjonalności przestrzeni pracy, zwiększenia efektywności pracowników i odświeżenia wizerunku firmy. To dobry moment do wdrożenia zmian na poziomie kultury organizacji i jej funkcjonowania. Sama przeprowadzka biura to złożony proces, który wymaga starannego przygotowania i organizacji. Podzielenie procesu zmiany biura na etapy pozwala na lepszą organizację i minimalizuje ryzyko problemów, zapewniając płynne przejście do nowej lokalizacji. Oto szczegółowy plan:

Przygotowanie / analiza potrzeb

• Określenie celów relokacji (np. większa przestrzeń, lepsza lokalizacja).
• Zidentyfikowanie wymagań technicznych i funkcjonalnych nowego biura.
• Ustalenie budżetu na relokację (o ile możliwe na tym etapie).
• Potwierdzenie warunków i zasad współpracy.

Wybór zespołu projektowego

• Wyznaczenie wewnętrznego zespołu odpowiedzialnego za relokację.
• Wybór zewnętrznych specjalistów (Doradca ds. najmu z BNM – Real Estate Advisory, architekt, firma budowlana czy przeprowadzkowa).

Planowanie logistyczne / harmonogram

• Opracowanie szczegółowego harmonogramu relokacji.
• Wyznaczenie kluczowych terminów i kamieni milowych.
• Zwrócenie uwagi na potencjalne zagrożenia w procesie.

Szukiwanie nowej lokalizacji

• Badanie rynku.
• Przegląd dostępnych nieruchomości spełniających wymagania.
• Wizyty i ocena potencjalnych lokalizacji.
• Zawężenie poszukiwań do krótkiej listy budynków.
• Skorzystać z wiedzy architekta BNM, celem lepszego dopasowania pow. biurowej.
• Szczegółowe dopracowanie planów aranżacji nowego biura oraz zorganizowanie wstępnych wycen prac budowlanych.

Negocjacje umowy

• Negocjowanie warunków komercyjnych.
• Pamiętaj o poszukiwaniu alternatyw w otwartej dyskusji ze stronami procesu!
• Sporządzenie indywidualnych zapisów i podpisanie umowy najmu.

Komunikacja wewnętrzna

• Bieżące informowanie pracowników o postępach relokacji.
• Ustalanie planu komunikacji ze stronami procesu oraz zaangażowanymi kontrahentami.

Przygotowanie nowego biura / prace adaptacyjne

• Przeprowadzenie niezbędnych prac wykończeniowo-wyposażeniowych (zawsze jakieś się pojawią).
• Bieżąca koordynacja postępów budowy (Rada: nie rób tego sam, chyba, że masz odpowiednią kierunkową wiedzę i/lub doświadczenie).
• Realizacja zamówień w obszarach: meble, infrastruktura IT/AV, branding, zieleń.

Przeprowadzka

• Pakowanie sprzętu biurowego, dokumentów i innych przedmiotów.
• Koordynacja przeprowadzki (najlepiej ze wsparciem BNM).
• Organizacja transportu i przeniesienie rzeczy do nowego biura.

Montaż i ustawienie

• Rozpakowanie i ustawienie sprzętu w nowym biurze na podstawie szczegółowego harmonogramu przeprowadzki.
• Podłączenie i konfiguracja urządzeń IT/AV.

Uruchomienie działalności w nowym biurze / okres testowy

• Odbiory techniczne i odbiór powierzchni po pracach aranżacyjnych.
• Upewnienie się, że wszystko działa poprawnie, a sam lokal nie posiada wad.
• Sprawdzenie działania wszystkich systemów i urządzeń.
• Przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu meblowego oraz użytkowania nowinek technologicznych z pracownikami.
• Sesja fotograficzna zorganizowana przez BNM dla celów marketingowych stron procesu.

Powrót do normalnej działalności

• Oficjalne otwarcie nowego biura.
• Poinformowanie klientów i dostawców o nowej lokalizacji.

Ocena procesu zmiany biura

• Analiza przebiegu relokacji.
• Wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
• Wystawienie referencji stronom.
•  Zbieranie opinii pracowników na temat nowego biura i procesu relokacji.

Każdy z tych elementów odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że proces relokacji przebiegnie gładko, z minimalnym zakłóceniem działalności firmy i maksymalnym pozytywnym wpływem na jej przyszły rozwój. Dzięki szczegółowemu planowaniu i podzieleniu procesu na etapy, relokacja biura może przebiec sprawnie i bez większych problemów.

Masz problemy z organizacją całego procesu, brakuje Ci czasu na to dodatkowe zajęcie? Napisz do nas na [email protected] lub zadzwoń bezpośrednio. Chętnie pomożemy!