O raporcie

Poniższy raport zawiera kompleksowe informacje dotyczące biur elastycznych na rynku Trójmiasta po I półroczu 2023 roku oraz perspektywy jego rozwoju. Przedstawiamy również zestawienia ukazujące historię rozwoju, podział poszczególnych centrów ze względu na ich wielkość, przeważających typów produktu oraz udogodnienia, jakie proponują. 

Aktualnie możemy zaobserwować wzrost zainteresowania biurami elastycznymi na rynku krajowym, co jest związane z szeregiem czynników, takich jak m.in. zmiany w koncepcji zatrudnienia, rozwój przedsiębiorczości oraz potrzeba elastycznego dostosowania się do dynamicznie zmieniających się warunków biznesowych. Celem raportu jest dotarcie do jak największej liczby firm i graczy na rynku w celu zwiększenia świadomości tego produktu. 

Jeśli zatem jesteś zainteresowany wynajmem biura elastycznego, bądź chciałbyś przeanalizować aktualną sytuację na rynku – trafiłeś w odpowiednie miejsce. Zapraszamy do lektury!

Trójmiasto – rynek biur elastycznych

Mimo, że w Polsce największym rynkiem dla biur elastycznych pozostaje Warszawa, ten model wynajmu rozwija się również w pozostałych dużych miastach. Jednym z rynków o największym potencjale wzrostu jest Trójmiasto. Obecnie znajduje się tu łącznie ok. 25.200 mkw biur elastycznych w 18 lokalizacjach, które oferują nam ponad 2800 stanowisk pracy. Wynajem biur elastycznych jest tu popularny zarówno wśród start-upów, jak i bardziej doświadczonych firm, które poszukują nowych rozwiązań. Nie brakuje też firm z sektora IT, nowych technologii, a także branży kreatywnej i marketingowej.

Kluczowi operatorzy 

Aktualnie kluczowi operatorzy działający na rynku Trójmiasta to: Chilliflex, O4 Coworking, Spaces Gdańsk, Quickwork, Regus, Collab, Leśna Hub, Good Space Coworking, City Space, Mind Dock Coworking.

Rysunek 1. Najwięksi operatorzy biur elastycznych w Trójmieście z uwzględnieniem wielkości łącznej powierzchni.

Elastyczne tsunami dotarło do Trójmiasta

Wśród wyselekcjonowanych operatorów działających na rynku trójmiejskim, najdłuższą historią wynajmu biur elastycznych, może pochwalić się O4 Coworking, który funkcjonuje na rynku od 2015 r. W 2018 dołączył do niego Good Space Coworking, obejmujący obecnie 3 lokalizacje, a także City Space. Rok później pojawili się dwaj kolejni operatorzy – Regus i Leśna Hub. Początkowo biurami elastycznymi były niewielkie powierzchnie biur serwisowanych lub coworkingi, które oferowały po kilka-kilkanaście stanowisk pracy. Z czasem ich oferty zaczęły się rozszerzać i powstawały coraz większe i bardziej nowoczesne biura, z szerszym zakresem usług. W 2020 w Gdańsku pojawiła się Mind Dock Coworking, ale największy boom nastąpił jednak w 2021, kiedy to na rynek Trójmiasta weszli Chilliflex, Neon Flex (teraz Collab Neon) oraz Spaces, oferujący łącznie połowę dostępnych na rynku powierzchni. Od 2022 r. w Gdańsku funkcjonują również dwaj nowi operatorzy, Collab i Quickwork. 

Poniższy wykres przedstawia historię rozwoju rynku powierzchni elastycznych w Trójmieście na przestrzeni lat oraz dzięki uprzejmości operatorów szacowaną prognozę wzrostu liczby stanowisk w ciągu następnych 12 miesięcy, na podstawie danych z ankiety.

W Trójmieście znajdziemy zarówno większe centra biur elastycznych, o powierzchni powyżej 3000 mkw, a nawet powyżej 6000 mkw. Na rynku nie brakuje jednak także mniejszych przestrzeni, poniżej 1000 mkw. Obecnie większość biur elastycznych to firmy lokalne, które funkcjonują wyłącznie na rynku Trójmiejskim. Nie brakuje jednak operatorów sieciowych, działających także w innych miastach Polski i na świecie. Każdy z nich wyróżnia się swoimi indywidualnymi cechami, oferując korzystne warunki najmu dla określonej grupy odbiorców. Naszą prognozę przyrostu elastycznych miejsc do pracy na rynku trójmiejskim bazujemy na odpowiedziach od operatorów biur elastycznych.

Prywatne biura wiodą prym

Przeważający typ produktu oferowany przez operatorów biur elastycznych w Trójmieście to pokoje biurowe. Jest to niezwykle wygodna opcja, która sprawdza się zarówno dla mniejszych firm, jak i większych przedsiębiorstw. Centra biur elastycznych oferują różne rozmiary biur, od pojedynczych stanowisk – biurek, do większych pomieszczeń, które mogą pomieścić kilkadziesiąt osób. Biura prywatne są najbardziej popularne ze względu na fakt, że dają najemcom większą prywatność i możliwość spersonalizowania przestrzeni, a w razie potrzeby dobierania kolejnych gabinetów dla mniejszych zespołów. Obecnie na rynku obserwujemy wzrost liczby większych modułów, więc jeśli firma preferuje wynajem przestrzeni powyżej 10 osób – tu również jest w czym wybierać. Ten typ produktu sprawdzi się lepiej jeśli zależy Ci na większej przestrzeni biurowej oraz ograniczeniu kosztów, ponieważ wynajem większych modułów biurowych często wiąże się z możliwością większego zagęszczenia stanowisk pracy w porównaniu do wynajmu mniejszych pomieszczeń. 

Zdjęcie 1. Prywatne biuro elastyczne dla 8 osób.

Duży rozstrzał ceny za stanowisko pracy

Średnia stawka za stanowisko pracy zależy od wielu czynników, wśród których najważniejszymi są lokalizacja i standard budynku. Ceny biur elastycznych w Trójmieście są zróżnicowane i w przypadku najkrótszych ofert jednodniowych zaczynają się od 100 zł netto za biurko/dzień  i ok. 350 zł netto za biuro/dzień, przy wynajmie 4 osobowego biura. Oprócz tego mamy oferty dłuższego wynajmu, które wahają się w granicach 700-2000 netto/miesiąc za stanowisko pracy w pokoju biurowym na wyłączność. Cena najmu zależy od wielkości pomieszczeń, zagęszczenia, ale również od udogodnień, które proponują nam poszczególne centra. Zatem jeśli zależy nam na wyższym standardzie, design i dodatkowych usługach świadczonych przez biuro, za czynsz zapłacimy więcej. Warto już wspomnieć, że cena za stanowisko pracy obejmuje biuro gotowe do wejścia, porównując do biura tradycyjnego, zawiera w cenie już czynsz, koszty eksploatacyjne, udział w częściach wspólnych, sprzątanie części wspólnych, obsługę recepcyjną, i inne podstawowe składniki, w tym z reguły także meble.

Wykres 2. Cena za stanowisko pracy w biurach elastycznych na rynku trójmiejskim.

Spora dostępność biur gotowych do pracy

Obecnie rynek Trójmiasta oferuje nam ok. 2870 elastycznych stanowisk pracy, w tym ok 1110 miejsc aktualnie dostępnych, wolnych stanowisk. Liczba pustostanów jest jednak zależna od wielu czynników tak jak np. zapełnianie się nowych biur, które dopiero czekają na swoich pierwszych klientów. Aktualnie, pustostany stanowią średnio 42% wszystkich stanowisk, jest więc jeszcze w czym wybierać. 

Udogodnienia wliczone w cenę najmu

Obecnie biura elastyczne oferują nam szereg udogodnień, które są wliczone w cenę najmu. Wśród najpopularniejszych możemy wymienić m.in: umeblowanie, koszt mediów, serwis sprzątający, dostęp do sprzętu biurowego (drukarka, skaner), internetu, czy też wyposażoną kuchnię. Normą jest również dostęp do biura 24/7 i zniżki lub pakiety godzin na wynajem sal konferencyjnych. Bardzo często zyskujemy obsługę recepcji i gości, co może obejmować m.in. usługi pocztowe, kurierskie oraz przyjmowanie i przesyłanie wiadomości. Coraz więcej operatorów w Trójmieście oferuje również opiekę Community Managera czy specjalne aplikację na telefon, umożliwiającą zdalną rezerwację miejsca pracy. Zgodnie z popularną koncepcją work-life balance niektóre z biur elastycznych zapewniają swoim klientom specjalne strefy chillout, ponadto, w ofertach możemy znaleźć również dostęp do pokojów gier, nap roomów bądź specjalnej strefy rozrywki, oferującej piłkarzyki bądź playstation. Wychodząc zatem naprzeciw oczekiwaniom, operatorzy świadczą szereg udogodnień poprawiających jakość pracy, a co za tym idzie również i wzrost naszej produktywności  oraz osiąganie lepszych wyników. 

Rysunek 2. TOP 10 najczęściej spotykanych udogodnień w cenie biura elastycznego. 

Udogodnienia płatne dodatkowo

Oprócz wspomnianych wcześniej udogodnień wliczonych w cenę najmu, mamy również ofertę wielu przydatnych usług, płatnych dodatkowo. To przede wszystkim ponad pakietowy dostęp do sal konferencyjnych bądź salek spotkań, sprzątanie biura i parking. U jednego z operatorów należy też płacić za pakiet nielimitowanej kawy i herbaty w wysokości 195 zł netto/os. miesięcznie. Popularne są także wszelkiego rodzaju usługi kurierskie, sekretarskie bądź profesjonalne wsparcie IT. Jeśli zależy Ci na umieszczeniu logo swojej firmy na wejściu do powierzchni – ta opcja również będzie często dostępna w większości miejsc za dodatkową opłatą.

Rysunek 3. TOP 10 udogodnień dostępnych za dodatkową opłatą.

Prognozy rozwoju rynku 

Trójmiasto jest jednym z najszybciej rozwijających się regionów w Polsce, z dynamicznym sektorem nowych technologii, startupów i firm usługowych. Wraz z rozwojem biznesu, potrzeb zmieniających się rynków, rośnie zapotrzebowanie na elastyczne rozwiązania biurowe. Coraz więcej firm decyduje się na ten rodzaj wynajmu przede wszystkim z powodu stosunkowo niskiego kosztu wejścia, szybkiej dostępności oraz krótkiej długości umów, w porównaniu do tradycyjnych biur.  Część operatorów biur elastycznych zapytanych przez nas o plany powiększenia, odpowiedziało, że  w okresie 12 miesięcy powstaną dodatkowe mkw, gotowe do wynajmu. Prognoza rozwoju rynku wskazuje, że we wspomnianym czasie możemy spodziewać się ponad 4000 mkw nowych powierzchni, a co za tym idzie, pod koniec 2023 r. rynek Trójmiasta będzie oferował nam prawie 30.000 mkw biur elastycznych. To z kolei przełoży się na ok. 570 nowych stanowisk pracy, a ich łączna suma będzie wynosiła pod koniec następnego roku ponad 3100 WS.

Jak wybrać najlepszą ofertę biura elastycznego?

Wybór najlepszej oferty biura elastycznego w Trójmieście zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji firmy. Aktualnie rynek umożliwia nam dostęp do szeregu ofert, proponujących innowacyjne i nowoczesne rozwiązania, niezbędne do codziennej pracy. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w wyborze najlepszej oferty biura elastycznego:

1. Określ swoje potrzeby i oczekiwania – przed podjęciem decyzji o wyborze biura elastycznego, warto dokładnie określić swoje potrzeby i oczekiwania wobec wynajmowanej przestrzeni. Istotne kwestie to m.in. ile osób będzie pracować w biurze, jakie wyposażenie i usługi są niezbędne, jaki mamy budżet lub gdzie jest blisko od miejsca zamieszkania. 
2. Porównaj oferty – po określeniu swoich potrzeb, warto porównać oferty biur elastycznych dostępnych na rynku, sprowadzając je do wspólnego mianownika. 
3. Zwróć uwagę na lokalizację – wybierając biuro elastyczne, warto zwrócić uwagę na jego lokalizację. Ważne jest, aby znajdowało się pobliżu węzła komunikacyjnego. 
4. Sprawdź opinie – przed podjęciem decyzji warto sprawdzić opinie innych firm, które korzystają z usług danego biura elastycznego.
5. Zweryfikuj dodatkowe koszty – przed podpisaniem umowy warto dokładnie przejrzeć ofertę i sprawdzić, jakie dodatkowe koszty mogą się pojawić. Warto również zorientować się, czy w ramach czynszu, znajdują się wszelkie potrzebne usługi i wyposażenie.
6. Skonsultuj się ze specjalistą – jeśli nie jesteś pewien, jakie biuro elastyczne będzie dla Ciebie najlepsze lub zwyczajnie chcesz zaoszczędzić czas, warto skonsultować się ze specjalistą w dziedzinie nieruchomości komercyjnych, który pomoże Ci wybrać najlepszą ofertę.

Autorzy raportu: Kinga Kowalczyk, Julia Lorenc, Jerzy Węglarz

___

_{Rynek biur elastycznych w największych polskich miastach od kilku lat przeżywa swój rozwój. Ten model sprawdza się zarówno dla start-upów jak i dla międzynarodowych firm. Niezależnie jakiej nazwy używamy: coworking, biura serwisowane, biura elastyczne, biura flexi czy biura all-inclusive, chodzi przede wszystkim o krótką umowę, gotowe biuro i niski koszt wejścia. W Polsce istnieją już dziesiątki firm oferujących biura elastyczne, a ich liczba ciągle rośnie. Większość z nich znajduje się w dużych miastach, takich jak Warszawa, Wrocław, czy Kraków, gdzie cieszą się największą popularnością. Rynek biur elastycznych w Polsce charakteryzuje się również dużą konkurencją, co zmusza dostawców usług do nieustannego wprowadzania innowacji i podnoszenia jakości swojej oferty. Często biura elastyczne specjalizują się w określonych branżach lub kierują swoją ofertę do konkretnych grup klientów, co pozwala im na lepsze dopasowanie swojej oferty do wymogów rynku. Dzięki temu można liczyć na szereg udogodnień ze strony operatorów, proponujących komfortowe i elastyczne warunki, dopasowane do indywidualnych potrzeb.}

_{METODOLOGIA RAPORTU}

_{Wybraliśmy operatorów biur elastycznych, którzy są profesjonalnym podmiotem działalności udostępniania powierzchni biurowej na elastycznych warunkach, w budynku o przeznaczeniu komercyjnym, na powierzchni o minimalnej wielkości 420 m2. Ankieta została przeprowadzona wśród kontrahentów Biuro Na Miarę w okresie luty-marzec 2023 roku spośród operatorów działających na rynku trójmiejskim. Przedstawiając wyniki, na prośbę zainteresowanych zachowujemy poufność przekazanych informacji, a większość z nich została zagregowana.}